Cuando hablamos de los procesos de gestión documental abarcamos diferentes áreas de trabajo dependiendo los archivos a gestionar y los fines que tengan, es decir áreas como consultas, custodia, inventario, alistamiento, organización y diagnóstico.
En esta ocasión nos enfocamos en los aspectos relacionados con el alistamiento documental, tanto para su ubicación en archivos centrales e históricos, como para hacer transferencia entre los mismos.
¿Qué es alistamiento de documentos?
El alistamiento documental se refiere a la preparación de la información y del manejo que se les dará a los respectivos documentos, estableciendo puntos metódicos para el correcto funcionamiento y desempeño de este proceso.
5 pasos para realizar el alistamiento documental
Si bien se sabe, el desempeño exitoso de todo proceso se basa en seguir los lineamientos establecidos detalladamente y con alto nivel de calidad, por lo tanto los pasos a seguir para garantizar una correcta gestión documental en el paso de alistamiento son:
Paso 1: Clasificación de documentos
Para el alistamiento de los documentos estos deben estar previamente clasificados de acuerdo a las tablas de retención y ordenados de acuerdo a la secuencia de su producción documental
Las Tablas de Retención Documental – TRD, “constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánica – funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales”. (DANE)
Respetar el orden y la originalidad de cada documento.
Se debe registrar en la base de datos correspondiente, el inventario de cada uno de los expedientes, con sus respectivos metadatos, el cual debe estar directamente relacionado con cada serie documental.
Paso 2: Depuración y limpieza
Luego de clasificar los documentos se procede a depurar, esto consiste en retirar hojas en blanco, formularios sin diligenciar, documentos de apoyo como circulares, memorandos informativos, leyes y demás documentos que no tengan valor para el expediente. Las acciones a realizar son:
- Quitar los dobleces.
- Eliminar todo elemento o material metálico.
- Unir aquellas rasgaduras o fragmentos que no superen los 10 cm de largo con cinta transparente. En caso de que el deterioro sea mucho más grave, se deberá realizar una fotocopia del documento.
- Se le debe tomar una copia a los documentos de material químico como fax y recibos para conservar la información.
- Los documentos que están en media carta se deben pegar en una hoja tamaño oficio. Si la hoja cuenta con información por ambas caras, se debe pagar igualmente a una hoja tamaño oficio, solo el borde para permitir mostrar el documento completo.
- Se debe retirar todo el material abrasivo para mantener el orden original del mismo, según el productor documental. Como por ejemplo: separadores, ganchos de cosedora, clics.
En este paso también se hace una limpieza que haga de la gestión documental un proceso con altos estándares de calidad. Para ello se realiza una descontaminación biológica de los expedientes que presenten contaminación biológica activa.
Paso 3: Foliación
Se procede a foliar el expediente, es decir enumerar los documentos en su respectivo orden.
Paso 4: Encarpetado
Para este paso se escoge la unidad de conservación como una carpeta cuatro aletas, la cual es una carpeta que nos permite guardar la documentación sin necesidad de perforar. O como una carpeta de cartón yute o común, para estos dos casos se maneja un gancho legajador de plástico para evitar toda clase de oxidación de los documentos.
Guardamos los documentos alineados tamaño oficio. Todos los folios deben estar alineados al formato tamaño oficio para proceder a legajar, independientemente de su tamaño para darle uniformidad al grupo de documentos.
Paso 5: Rotulación
Las carpetas deben tener la identificación del contenido en un lugar visible con rótulos impresos en autoadhesivos con tinta insoluble al agua.
Estos rótulos deben ser proporcionales en tamaño a la unidad de conservación (caja, carpeta, sobre y demás) de manera que la información pueda ser leída con claridad.
Por lo general los rótulos para las carpetas tipo oficio, se hacen en una etiqueta impresa en papel bond en un tamaño aproximado de 10 cm de largo y 8 cm de alto. Adheridas a esta en primer momento por cuatro puntos de pega blanca.
Dependiendo del contenido de los documentos guardados en las carpetas varían los ítems destinados a ser anotados en los rótulos. Al diligenciar los rótulos se deben tener en cuenta los datos correspondientes y verídicos de las series de acuerdo con la Tabla de Retención Documental (TRD).
Algunos de los datos se ponen en los rótulos son:
- Numeración del documento (caja o expediente).
- Fecha de transferencia.
- Código de la dependencia u oficina.
- Nombre de la dependencia productora del documento.
- Cantidad de folios en expediente.
- Relación de carpetas de la caja.
- Número de orden.
- Identificación de cada carpeta organizada secuencialmente.
- Ubicación toponímica como la bodega y el estante.
Cada una de ellas irán pegadas en la cara frontal de cada carpeta o caja. Se recomienda diligenciar los rótulos antes de pegar.
UNIDADES DE ALMACENAMIENTO
Después del alistamiento viene la disposición en las unidades de conservaciones como lo mencionamos anteriormente, pero ¿qué son las unidades de almacenamiento? Y ¿Cómo sabemos cuáles se deben usar para el alistamiento de documentos?
El diseño de estas unidades va a depender de características como el soporte documental, su estado de conservación, sus dimensiones, el peso y el volumen. En su fabricación se utilizan materiales que cumplan con las propiedades técnicas de permanencia, durabilidad y estabilidad física y química para:
- Reducir riesgos de pérdida o deterioro.
- Facilitar su manipulación, acceso e identificación.
Hablamos de carpetas y cajas como unidades de almacenamiento y conservación documental.
Carpetas
Estas deben ser elaboradas en cartulina desacidificada de 240 gr o propalcote de 320 gr, con acabados lisos y suaves sin recubrimientos plastificantes, resistentes al doblez o rasgado, en colores claros o en su defecto con tintes y pigmentos insolubles al agua.
También para este efecto funciona como material la cartulina blanca, el papel bond, el yudo o en su defecto los sobres tipo manila.
Los tipos de carpetas que hay son:
- Las que se doblan por la mitad con legajadoras.
- Las que tienen aletas, estas son las que protegen aún mejor la documentación.
- Carpetas con dos tapas, con las que se conforman los denominados legajos, en este se ponen los documentos en su interior y se legajan con gancho plástico, de esta manera conforman legajos en los que las tapas van separadas y los documentos en medio.
Se recomienda no usar carpetas con cauchos ni herrajes, ya que los documentos pueden ser dañados.
Cajas
En las cajas se almacenan los tipos documentales agrupados en carpetas legajos y libros para protegerlos de las agresiones del medio ambiente. Esto facilita la manipulación y organización en la estantería.
Estas cajas deben ser durables, resistentes y estables en su composición química. Deben permanecer intactas en su estructura para que perduren a través del tiempo.
Es ideal que las cajas estén elaboradas en cartón kraft corrugado, de pared sencilla con acabados lisos y suaves. Que cuenten con recubrimiento interno impermeabilizante neutro o alcalino con base en ceras vegetales, no deben tener perforaciones para evitar la entrada de polvo o insectos.
Estas cajas se arman mediante pliegues y ensambles que encajan a presión evitando el uso de adhesivos. En caso de que se requiera hacer un refuerzo de las cajas, lo ideal es usar adhesivos de PH neutro o alcalino. A continuación, te presentamos algunos tipos de cajas:
- Hay cajas de apertura frontal tipo nevera que permiten manipular y consultar los documentos desde la estantería, lo que funciona para los archivos centrales, donde hay mediana consulta de expedientes.
- Las cajas de apertura superior son más adecuadas para archivos históricos porque implican extraerse de la estantería para ver su contenido, por eso se usan para resguardar documentos que no se consultan con frecuencia.
- Las sobrecubiertas laterales son otra unidad, están elaboradas en cartón corrugado desacificado y sirve para proteger agrupaciones documentales tipo legajo, poniéndolas en sus empastes superior e inferior. Se atan con cinta de faya o hiladillo de naturaleza sintética y si son de color, este no debe desteñir ni siquiera al contacto con agua, debe ser de mínimo 2 centímetros de grosor y en forma de cruz para consolidar paquetes.
Al interior de las cajas se ubican las carpetas de pie en orientación horizontal, de izquierda a derecha siguiendo la secuencia lógica que se le dio a la serie o sub serie y con los lomos hacia abajo. A su vez, las cajas van en la estantería de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
Esperamos que esta información haya sido de utilidad, conoce los diferentes servicios que tenemos para ti de gestión documental, aquí.