Cuando se realiza un proceso de almacenamiento de documentos, se puede hacer uso de métodos y sistemas que permiten llevar a cabo una eficaz administración de datos e información que se encuentran en ella.
No obstante, existen conceptos como la gestión documental y el almacenamiento en la nube, los cuales guardan relación y se irán explicando en este artículo.
Cabe señalar que la gestión documental es un proceso, en donde se administra información a través de un análisis eficaz y optimizado del contexto productivo de una empresa.
Mientras que el almacenamiento en la nube, se relaciona con la digitalización de documentos, lo que resulta en un procedimiento totalmente independiente.
¿Qué es almacenamiento en la nube?
También se le conoce como Cloud Storage, el almacenamiento en la nube es un término derivado de la computación en la nube, que permite a los usuarios contratar cierto espacio remoto para poder guardar sus datos generales o archivos a un proveedor de sistemas en la nube.
Este tipo de almacenamiento brinda muchos beneficios, pues les permite a las empresas tener una manera de alojar todos sus datos, sin necesidad de gastar en equipamientos locales como discos duros o SSD.
Otra de las ventajas del almacenamiento en la nube es que brinda durabilidad, agilidad, bajos costos, escalabilidad y acceso remoto desde cualquier lugar y las 24 horas del día.
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Ventajas para las empresas de usar almacenamiento en la nube
En este apartado explicaremos cada una de las múltiples ventajas que ofrece para las empresas el uso de almacenamiento en la nube:
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Permite ahorrar costes
Implementar este sistema de almacenamiento en la nube, reduce la necesidad de adquirir equipos físicos para almacenar información, así como las provisiones que se requieren para que los mismos funcionen de forma ininterrumpida.
Del mismo modo este servicio, reduce los costos de administración de software y hardware en la empresa, permitiendo que el monitoreo se simplifique y minimizando la carga de trabajo a los expertos en tecnología de la información.
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Permite el acceso para todo tipo de empresas
Hace años los servicios de almacenamiento en la nube eran muy cuantiosos y existían pocas opciones para poder acceder a ellos. En la actualidad diferentes compañías ofrecen este tipo de servicio para que cada vez más, las empresas tengan acceso a estas tecnologías.
Es de resaltar que, el almacenamiento de datos en la nube cuenta con costos variados, y todo dependerá de la información almacenada y el volumen, pero sin dejar de ser accesible para la mayoría de las compañías.
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Cumplimiento de la normativa
Para poder cumplir las normas, lo ideal es contar con copias de seguridad en la misma zona donde se originan los datos, especialmente si se vinculan a sectores de educación, seguros o banca y finanzas.
Algunos proveedores de nube, ofrecen diversas opciones de centros de datos, sin considerar que se deben tomar en cuenta las normas y leyes de protección de datos. Esto evita que las empresas sufran filtraciones de información.
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Protege los datos de ciberataques
En el mundo moderno los malwares y ataques encriptados son una constante. El malware aún se considera una amenaza del entorno empresarial, ya que tienen la capacidad de distribuirse en varios vectores de ataque.
Se trata de un virus informático que se puede enviar mediante correos, sitios web y desde un ordenador conectado a una red local. Por tal motivo, contar con la información empresarial almacenada en la nube le permite a la compañía enfrentar un ataque, la encriptación o pérdida de datos, donde luego solo será necesario efectuar una limpieza de los sistemas infectados y posteriormente, desplegar un respaldo.
Es muy importante que una empresa cuente con una copia de seguridad en la nube que le permita proteger el intangible más valioso de su organización, así como la imagen segura y protectora de los datos de sus proveedores y clientes.
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Facilita el trabajo en equipo
Cuando una empresa dispone de un sistema de almacenamiento desde la nube y tiene acceso remoto con conexión a internet desde cualquier parte del mundo, favorece de forma significativa el trabajo en equipo.
Si la organización cuenta con este recurso, tendrá la capacidad tecnológica de generar equipos con presencia en diferentes países y crear nuevos puestos de trabajo remoto.
Asimismo, disponer desde cualquier ubicación de estos recursos, no tendrá límites en cuanto a la cantidad de información que los colaboradores puedan descargar, aumentando de manera significativa el desempeño del equipo de trabajo.
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Permite el uso de tecnologías complementarias
El almacenamiento en la nube trae como beneficio el uso de otros recursos y tecnologías que ayuden a impulsar el crecimiento de la empresa y su adaptación a tendencias cada día más digitalizadas.
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Aumenta el rendimiento del personal de una empresa
Al tener toda la información disponible al momento justo, le permite a una empresa realizar ventas, cerrar un negocio, firmar contratos, etc.
Los trabajadores de una empresa podrán aumentar su rendimiento con el almacenamiento en la nube, ya que tienen la facilidad de acceder a los datos que necesiten para efectuar su trabajo de manera inmediata.
Gestión Documental vs almacenamiento en la nube
La Gestión Documental y el almacenamiento de datos en la nube son dos procesos que se relacionan entre sí; se trata de funcionalidades diferentes, pero que se deben unificar para que una empresa pueda lograr sus objetivos.
De esta forma, sin la revisión, administración y planeación que ofrece la gestión documental, no se pueden llevar a cabo los procesos de digitalización y por ende; no se puede ejecutar el almacenamiento en la nube.
La gestión documental aporta:
- Custodia eficiente de documentos.
- Almacenamiento ordenado.
- Depuración documental que contribuya a un proceso más eficaz.
- Eficiente organización y categorización de datos.
- Comprobación a nivel de producción documental.
- Coordinación de procedimientos de almacenamiento documental.
Mientras que el almacenamiento en la nube admite:
- Liberación del espacio material y físico de almacenamiento interno.
- Acceso de forma segura a la información, a cualquier hora del día y desde cualquier lugar.
- Brinda mayor protección de la información.
- Es de fácil alojamiento.
¿Por qué los dos son necesarios?
El almacenamiento en la nube es una parte esencial de la gestión documental, debido a que se basa en un protocolo de cuidado, protección y custodia de documentos con diferentes características y formatos. Dichos datos son almacenados de forma óptima, con el objetivo de garantizar el acceso de quien necesite los datos a corto, mediano o largo plazo.
Para ejecutar el procedimiento descrito anteriormente, es importante que los documentos hayan pasado previamente por un análisis y revisión, de manera que se apruebe su digitalización.
De este modo; a través del uso de servidores optimizados y redes de computadoras, se procede a efectuar el almacenamiento en línea, para posteriormente ser consultados y modificados por los usuarios autorizados mediante la matriz de un archivo.
Una manera de crear estrategias efectivas de gestión documental es a través de Advanz Logistics, en donde le ayudamos a controlar y manejar la información de organizaciones de diversos sectores que necesitan de un tratamiento específico para sus documentos.
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