Como es sabido, la gestión documental es un proceso fundamental en cualquier organización, ya que garantiza que la información de interés esté disponible, sea accesible y esté debidamente protegida.
Sin embargo, muchas empresas subestiman la complejidad que existe a la hora de implementar un sistema eficaz, acarreando fallas costosas no solo en términos monetarios sino también en su productividad integral.
En este artículo, te mostraremos los errores más repetidos en el proceso de gestión documental, cómo evitarlos y las consecuencias de no manejar adecuadamente este proceso. De esta manera, tendrás a mano algunas estrategias para garantizar que la gestión documental de tu organización sea efectiva y eficiente.
¿Cuáles son los errores más comunes en la gestión documental?
Falta de estandarización en los procesos
Uno de los errores más frecuentes es no contar con un proceso estandarizado para los documentos de gestión. De hecho, muchas organizaciones permiten que cada departamento maneje sus documentos de manera independiente.
La falta de un criterio común sobre cómo nombrar, clasificar y archivar los documentos genera altos niveles de desorganización y dificulta la búsqueda de información entre cuantiosos silos de archivo.
No contar con una política de seguridad de la información
La seguridad en la archivística y gestión documental es fundamental para proteger la información sensible y evitar posibles pérdidas de datos.
Carecer de políticas claras de quién puede acceder, modificar o compartir ciertos documentos pone en riesgo la confidencialidad y la integridad de la información que lleva la organización.
Uso excesivo de papel
Aun en esta era digitalizada, muchas empresas siguen dependiendo en exceso de los documentos en papel. Usualmente, esto les ocasiona problemas de almacenamiento, pérdida de información y dificultad para acceder a documentos antiguos. Pero además, el manejo de grandes cantidades de papel incrementa los costos operativos y disminuye la eficiencia.
Mala planificación del ciclo de vida documental
La falta de una planeación gestión documental en el ciclo de vida, como lo es la creación, uso, almacenamiento y disposición, lleva a la acumulación de documentos innecesarios, dificultando el manejo eficaz de la información contenida.
No definir cuándo un documento debe ser archivado o eliminado, incrementa de manera exponencial los riesgos legales y operativos.
Dependencia en sistemas obsoletos o ineficaces
Muchas empresas continúan utilizando software o sistemas de almacenamiento anticuados, que no permiten un acceso seguro y ágil a la información. Esto ralentiza el flujo de trabajo y dificulta la recuperación de documentos de interés en momentos críticos.
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Cómo evitarlos
Fomentar la transición hacia lo digital y la automatización
Reducir el uso de papel debe ser una prioridad, ya que los documentos electrónicos son más fáciles de buscar, clasificar y respaldar.
Optar por un sistema de digitalización y gestión automática que permita escanear y almacenar los documentos en una base de datos centralizada, mejora el acceso a la información y además reduce los riesgos asociados con la manipulación física de documentos.
Establecer una política de seguridad de documentos
Implementar controles de acceso y permisos específicos para cada documento es esencial para proteger la información sensible.
Esto incluye definir claramente quién puede visualizar, modificar o compartir documentos, así como contar con sistemas de encriptación para aquellos archivos que contienen datos críticos.
Implementar un sistema estandarizado de gestión documental
Para evitar la falta de estandarización, es necesario desarrollar políticas y procedimientos claros que todos los empleados y departamentos deben seguir.
Esto incluye establecer criterios uniformes de clasificación documental para nombrar, ordenar y archivar documentos. Para ello, es viable implementar un sistema de gestión documental automatizado que facilita esta tarea.
Definir claramente el ciclo de vida de los documentos
Este aspecto asegura que los documentos se manejen de manera eficiente desde su creación hasta su disposición final. En la propuesta gestión documental, es importante crear políticas que indiquen cuánto tiempo debe conservarse un documento, cuándo debe archivarse y en qué momento puede ser destruido de forma segura.
Actualizar los sistemas de gestión documental
Durante la implementación de gestión documental es necesario invertir en tecnologías modernas que permitan automatizar los procesos, así como el acceso remoto a los documentos y la integración con otras herramientas empresariales que ayuden a mejorar el flujo de trabajo y optimizar los recursos de la organización.
Consecuencias de no manejar una correcta gestión documental
Pérdida en la productividad
El tiempo que se pierde buscando documentos mal clasificados o archivados es uno de los mayores impactos negativos de una mala gestión y tramite documental.
Esta ineficiencia reduce la capacidad de los empleados para centrarse en actividades vitales o estratégicas, afectando directamente la productividad de la empresa.
Aumento de costos operativos
Los sistemas de gestión documental ineficientes incrementan los costos operativos, ya sea a través de la pérdida de tiempo, el exceso de almacenamiento físico o los problemas relacionados con la duplicidad de documentos.
Se elevan los riesgos legales y de cumplimiento
Una mala gestión documental hace que las organizaciones no cumplan con las normativas legales y reglamentarias, derivando en multas, sanciones financieras o daños a la reputación.
Además, la incapacidad de localizar rápidamente documentos durante auditorías o litigios puede tener graves consecuencias.
Pérdida de información crítica
La gestión deficiente también aumenta el riesgo de pérdida de documentos importantes. Ya sea por el mal manejo de archivos físicos o la falta de respaldos digitales; perder información crítica sin dudas afecta la toma de decisiones y genera una serie de problemas operativos.
Incrementa las brechas de seguridad
La falta de control sobre quién tiene acceso a qué documentos, resulta en la pérdida y divulgación no autorizada de información sensible. Estas brechas de seguridad dejan efectos devastadores en la confianza del cliente, la reputación de la marca y la estabilidad financiera de la organización.
En resumen, la gestión documental es un pilar en el éxito operativo de cualquier organización. Evitar los errores comunes y asegurarse de implementar las mejores prácticas no solo mejora la eficiencia, sino que también protege a la empresa de riesgos financieros y legales.
Si necesitas adoptar un sistema de gestión documental efectivo y con políticas claras en el manejo de la información, dentro de tu proyecto corporativo o de negocio, contáctanos y nuestros expertos te guiarán paso a paso.