La automatización ha transformado por completo la gestión documental, a la par del crecimiento tecnológico. Y con la gran cantidad de datos que se generan y comparten a diario, es fundamental implementar estrategias que sean efectivas y rentables.
En la actualidad, existen diversas soluciones y herramientas de automatización que van desde el escaneo y reconocimiento óptico de caracteres, hasta la gestión de flujos de trabajo y firmas electrónicas, simplificando y agilizando enormemente el manejo de documentos.
Por ello, en este artículo queremos darte a conocer la importancia de la gestión documental, de qué forma repercute la automatización de la gestión y cómo debes implementarlo.
¿Cuál es la importancia de la gestión documental en la era digital?
En una era de gran transformación digital, la gestión de documentos se ha vuelto más crítica que nunca para lograr mantenerse competitivo en el entorno empresarial tan dinámico como el actual.
Debido a la cantidad innumerable de documentos e información que se procesa en línea, es fundamental contar con una estrategia sólida para organizar y acceder a estos documentos de manera eficiente.
Sin dudas, la automatización de procesos en el servicio de gestión documental ha transformado el antiguo proceso manual para hacerlo más rápido y eficiente.
Gracias a las aplicaciones y software especializados, los documentos ahora pueden ser manejados, organizados y compartidos de manera más efectiva, agilizando así los procesos internos.
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Esto incluye reducir el uso de papel, tinta y espacio físico, lo que a su vez contribuye a la conservación del medio ambiente y ahorro de costos.
Otra de las cualidades resaltantes de gestión de documentos digitales es que ofrece herramientas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos, lo que reduce el riesgo de pérdidas o el acceso no autorizado a la información. Ayudando a cumplir con las leyes y regulaciones relativas a la conservación y protección de la información.
Además, permite compartir y colaborar en tiempo real la creación, edición y gestión de documentos, lo cual mejora la comunicación y el trabajo en equipo.
¿Cómo se realiza la automatización en la gestión documental?
Como es sabido, automatización en la gestión y trámite documental se refiere al uso de tecnologías y herramientas para realizar de manera sistemática y eficiente todas las tareas relacionadas con la administración, organización y flujo de documentos dentro de una organización.
Por su parte, la automatización en la gestión documental comprende las siguientes etapas:
Analizar las necesidades
Es fundamental comprender cuáles son las necesidades específicas de la organización y los objetivos que se desean lograr con la automatización.
Selección del software
Para lograr una automatización eficiente existen muchas soluciones de automatización de documentos en el mercado.
Lo ideal es seleccionar aquella que se amolde a los requerimientos y al presupuesto de la empresa, y además permita la integración con los sistemas empresariales y de análisis de datos para la optimización continua del proceso.
Capacitación y adopción
La implementación exitosa de la automatización requiere un proceso de capacitación adecuado de los colaboradores, haciéndoles llegar las estrategias de adopción de manera clara y concisa.
Captura de documentos
En esta etapa se utilizan implementos especializados como escáneres de alta velocidad, cámaras, o herramientas de importación automática para digitalizar los documentos en papel, incluyendo facturas, contratos, formularios internos, entre otros.
Indexación
Los documentos digitales son indexados para facilitar su posterior recuperación. Esto puede ser automático, utilizando técnicas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer datos clave, o bien, incluir metadatos que faciliten su clasificación y búsqueda.
Almacenamiento
Los documentos digitales se almacenan de manera segura en repositorios digitales como sistemas de gestión documental (DMS) o sistemas de almacenamiento en la nube, los cuales proporcionan formas de organización, niveles de acceso y control de versiones.
Distribución y flujo de trabajo
Los documentos son distribuidos de forma automática a través de sistemas de gestión de flujos de trabajo (workflow) que asignan tareas y controlan la secuencia en la que los documentos son procesados.
Colaboración
Las plataformas de gestión documental permiten la colaboración en tiempo real, incluyendo la edición, comentarios y revisiones de documentos, facilitando el trabajo en equipo.
Recuperación y consulta
Los usuarios pueden acceder rápidamente a los documentos mediante búsquedas basadas en palabras clave, metadatos u otro contenido dentro de los documentos, facilitando la recuperación de información, al igual que la toma de decisiones estratégicas.
Disposición y archivo
Los documentos son gestionados hasta su disposición final, ya sea su eliminación o su archivo en repositorios de largo plazo.
Seguridad y cumplimiento normativo
La seguridad de los documentos digitales es vital. Por ello, es importante establecer políticas y procedimientos para el uso adecuado de las herramientas de gestión documental, incluyendo la supervisión del cumplimiento normativo, así como también la selección de una solución que ofrezca altos niveles de seguridad y protección de datos.
¿Por qué la automatización es un componente esencial en la gestión documental?
- Eficiencia: la automatización de tareas documentales permite realizar procesos de manera más rápida y eficiente, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para completar tareas como clasificación, indexación, archivo y búsqueda de documentos.
- Precisión: al eliminar los errores humanos asociados con los procesos manuales, la automatización garantiza una mayor precisión en la gestión de documentos.
- Acceso rápido a la información: la automatización facilita el acceso eficaz y sencillo a la información contenida en los documentos, lo que mejora la toma de decisiones y la colaboración dentro de la organización.
- Ahorro de costos: el proceso de gestión documental automatizado permite reducir los costos operativos al minimizar la necesidad de mano de obra manual y al optimizar el uso de recursos.
- Cumplimiento normativo: la automatización ayuda a asegurar el cumplimiento de regulaciones y normativas relacionadas con la gestión documental, ya que proporciona un registro y seguimiento detallado de los procesos.
En la era digital, la gestión documental y la automatización se han convertido en pilares fundamentales para conseguir que las operaciones de la organización sean más eficientes tanto interna como externamente.
La combinación de tecnologías avanzadas y buenas prácticas en la administración de documentos permite a las empresas maximizar su productividad, reducir los riesgos operativos y mejorar la toma de decisiones.
Al adoptar estrategias efectivas, cualquier tipo de negocio obtiene mayores ventajas y beneficios en un entorno de alta competitividad.