Las tablas de retención documental son herramientas importantes para la gestión y organización de documentos. El objetivo general de las tablas de retención documental es establecer los plazos para mantener y eliminar los documentos en función de su valor y uso.
Conoce más sobre qué es una tabla de retencion documental AQUÍ.
¿Cómo implementar una tabla de retención documental?
Implementar una tabla de retención documental puede parecer abrumador, pero siguiendo estos pasos se puede hacer de manera efectiva:
- Identificar los tipos de documentos
- Clasificar los documentos
- Asignar plazos de retención
- Establecer políticas y procedimientos
- Capacitar a los empleados
- Monitorear y actualizar la tabla de retención documental
Conoce más en: ¿Qué es y cómo hacer una tabla de retención documental?
Beneficios de las Tablas de Retención Documental (TRD)
- Cumplimiento normativo: Las TRD son fundamentales para cumplir con los requisitos normativos y legales. Muchas organizaciones están sujetas a regulaciones específicas en cuanto a la retención y eliminación de documentos. Las tablas de retención documental permiten asegurar que los documentos sean gestionados de acuerdo a las leyes y regulaciones aplicables.
- Ahorro de tiempo y espacio: Las tablas de retención documental permiten a las organizaciones ahorrar tiempo y espacio. Los documentos que no se necesitan se pueden eliminar según los plazos establecidos en la tabla, lo que reduce la cantidad de documentos que se deben gestionar y almacenar.
- Identificación de documentos importantes: Usar TRD ayuda a las organizaciones identificar los documentos importantes y establecer plazos para su retención. Esto ayuda a proteger la información crítica y garantiza que los documentos importantes estén disponibles cuando se necesiten.
- Facilitar la gestión de la información: Las tablas de retención documental ayudan a las organizaciones a gestionar mejor la información. Al establecer plazos claros para la retención y eliminación de documentos, las organizaciones pueden asegurarse de que los documentos estén organizados y disponibles cuando se necesiten.
- Mejora la eficiencia: Las TRD mejoran la eficiencia de las organizaciones al establecer un proceso claro y consistente para la retención y eliminación de documentos. Esto significa que los empleados no tienen que dedicar tiempo a decidir cuándo deben retener o eliminar los documentos.
- Ayuda a la toma de decisiones: Las tablas de retención documental proporcionan información valiosa para la toma de decisiones. Al conocer los plazos para la retención y eliminación de documentos, las organizaciones pueden tomar decisiones informadas sobre la gestión de la información y los recursos.
- Facilita la auditoría: Las tablas de retención documental facilitan la auditoría al proporcionar una vista clara y consistente de la retención y eliminación de documentos. Esto permite a las organizaciones demostrar fácilmente que están cumpliendo con las regulaciones y requisitos normativos, lo que reduce el riesgo de sanciones y multas.
- Protección contra la pérdida de documentos: Las tablas de retención documental ayudan a proteger contra la pérdida de documentos importantes. Al establecer plazos claros para la retención y eliminación de documentos, las organizaciones pueden asegurarse de que los documentos relevantes estén disponibles cuando se necesiten.
- Reducción de costos: Las tablas de retención documental ayudan a las organizaciones a reducir costos. La eliminación de documentos que ya no son necesarios reduce la cantidad de documentos que deben ser gestionados y almacenados, lo que a su vez reduce los costos asociados con el almacenamiento y la gestión de documentos.
- Protección de la privacidad: Estos instrumentos archivísticos ayudan a proteger la privacidad de los datos personales. Esto reduce el riesgo de divulgación no autorizada de información personal y protege la privacidad de los individuos.
En resumen, las tablas de retención documental son instrumentos archivísticos valiosos para las empresas, conocer todas estas ventajas contribuyen a mejorar la gestión de la información y a proteger los intereses de las organizaciones y sus partes interesadas.