Manejar la gran cantidad de documentos que se generan a diario puede resultar abrumador para cualquier organización o empresa. En este contexto, es indispensable contar con una herramienta que simplifique y agilice todo el proceso de gestión documental.
Una solución eficaz es la aplicación de una tabla de retención documental trd; un recurso que permite organizar, categorizar y conservar adecuadamente los archivos de forma sencilla y efectiva.
En este artículo, queremos resaltar los beneficios de las tablas de retención documental, cómo implementarlas en tu sistema de gestión documental y algunos ejemplos que te servirá de guía.
Beneficios del uso de las tablas de retención documental
La organización se vuelve más eficiente
Una tabla de retención documental proporciona una estructura clara y precisa para clasificar los documentos según su importancia, ciclo de vida y tiempo de retención requerido, lo que facilita su búsqueda y recuperación cuando sea necesario.
Promueve el cumplimiento normativo
Al establecer una tabla de retención documental, podrás asegurarte de que la empresa está cumpliendo con las regulaciones y leyes vigentes en cuanto a la conservación de documentos.
Permite ahorrar en espacio físico, facilitando la implementación de los formatos digitales
Una de las características de la tabla de retención documental, es que permite identificar y categorizar los documentos eficazmente; así la organización podrá saber cuáles documentos son necesarios conservar, cuáles deben ser eliminados y cuáles pueden ser almacenados en formatos digitales.
Ayuda a conservar la historia corporativa
Al establecer las tablas de retención documental podrás preservar adecuadamente los documentos históricos y archivos relevantes de la organización. Esto asegura que la memoria y el legado de tu empresa se mantendrán intactos, facilitando investigaciones futuras y garantizando la continuidad del conocimiento institucional.
Uso de las tablas de retención documental en el inventario documental
El inventario documental es una herramienta fundamental para tener una visión clara y detallada de todos los documentos que posees en tu organización.
Al utilizar una tabla de retención documental en tu inventario, podrás asignar a cada documento un plazo de retención y clasificarlos según su categoría y relevancia.
¿Cómo hacer una tabla de retención documental?
En el país, la gestión de retención documental está regulada por diferentes normas y entidades; de hecho, una de las principales es la Ley 1712 de 2014, que establece las disposiciones generales para el acceso a la información pública.
No obstante, existen algunos pasos que son estándar para realizar una tabla de retención documental, entre ellos:
Identificar las categorías de documentos: realiza un inventario detallado de los diferentes tipos de documentos que se manejan en tu organización.
- Definir las series documentales: dentro de cada categoría, es necesario identificar las series documentales. Estas series agrupan documentos relacionados por su función o proceso.
- Establece los plazos de retención: para ello, es vital que se investiguen las normas aplicables, para así determinar los plazos de retención exigidos para cada serie documental.
- Determinar el destino final: una vez que se defina el tiempo de retención, es necesario definir cuál es el destino final de cada serie documental.
- Organizar la tabla: para ello se crea una tabla de retención documental excel que represente las diferentes categorías, series documentales, plazos de retención y destino final.
- Revisar y actualizar regularmente: las tablas de retención documental deben ser revisadas y actualizadas periódicamente, para adaptarse a los cambios en la legislación.
Ejemplo: Tabla de retención documental
A continuación, te brindaremos un ejemplo tabla de retención documental; teniendo en cuenta que es en modo general y puede variar según las necesidades de cada organización.
| Categoría de Documento | Serie Documental | Tiempo de Retención | Destino Final |
| Administrativo | Correspondencia Entrante | 2 años | Eliminación segura |
| Administrativo | Correspondencia Saliente | 2 años | Eliminación segura |
| Financiero | Facturas de Compra | 5 años | Archivo histórico |
| Financiero | Facturas de Venta | 5 años | Archivo histórico |
| Recursos Humanos | Planillas de Pago | 10 años | Archivo histórico |
| Recursos Humanos | Expedientes de Empleados | 7 años | Eliminación segura después de digitalización |
| Jurídicos/legales | Contratos | 10 años | Archivo histórico |
| Jurídicos/legales | Documentos Judiciales | Permanente | Archivo histórico |
| Operacional | Órdenes de Trabajo | 3 años | Eliminación segura |
| Operacional | Informes de Producción | 3 años | Eliminación segura |
Como puedes ver, la tabla de retención documental de una empresa le permite simplificar la gestión de sus documentos, cumplir con las regulaciones legales y optimizar sus espacios, ayudar a garantizar y la eficiencia en los procesos empresariales.
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