Mantener un correcto diagnóstico documental empresarial, es fundamental, ya que esta es la primera fase que se aplica para determinar qué instrumentos y estrategias archivísticas se deben aplicar en la entidad.
Identificar las posibles falencias archivísticas en su empresa, es fundamental para evitar traspapéleos y pérdida de información útil de la compañía, la cual sirve de soporte administrativo y legal ante cualquier requerimiento que surja por los entes de control. Así, se evitan sobrecostos por posibles multas y sanciones.
El diagnóstico permite identificar qué hacer con la información contenida en los diferentes documentos que produce la entidad; luego de aplicar las metodologías e instrumentos archivísticos necesarios en la entidad se puede controlar el flujo documental y las disposiciones convenientes.
A continuación te enseñamos los 7 pasos necesarios para lograr un correcto diagnóstico documental:
Creación de un comité interno de archivo:Es importante que los líderes columna de procesos se junten para crear el comité interno, a fin de tomar decisiones relevantes y necesarias en materia de gestión documental; controlando junto con el sistema de gestión integral o de calidad el flujo de documentos físicos y electrónicos de la compañía.
Es sumamente importante que las personas que conforman la empresa estén al tanto de cada uno de los procesos que se están ejecutando dentro de la compañía, para que de esta manera puedan adaptar sus actividades y responsabilidades a los nuevos protocolos. El comité de gestión documental, debe ser el primero en participar, ya que brindará el análisis más efectivo sobre cada estrategia y decisión que se tome en cuanto al proceso de diagnóstico documental.
Recopilación de documentos empresariales:
Esta información se requiere realmente, cuando se van a aplicar instrumentos archivísticos. En el diagnóstico se identifica el volumen documental que tiene la entidad; si es un fondo acumulado o si tiene algún tipo de ordenación, si hay un depósito con las especificaciones técnicas necesarias para conservar los documentos, el estado en que se encuentran los documentos (deterioro, riesgo biológico, daño ocasional o permanente, en que están almacenados. etc.).
Dentro de esta evaluación, también es necesario evaluar si las condiciones medioambientales (uno de los principales objetivos de la digitalización y la gestión documental) se están cumpliendo y de esta manera garantizar la conservación adecuada de cada uno de los documentos.
Medición de los documentos:
Este paso es de gran importancia, ya que se deben identificar las áreas que producen la información, lugar en el que se encuentran, sus características y especificaciones. Esta clasificación de archivos se deriva del ciclo vital de los documentos, o sea es otro proceso de intervención e identificación. Aquí se puede aclarar más bien que: “Es importante identificar si la entidad cuenta con fases de archivo, como lo son: Archivo de Gestión, Archivo central y A histórico”. Sabemos lo tedioso que puede ser esta parte del proceso, por esta razón Advanz Logistics, ofrece el servicio de diagnóstico documental, cubriendo dirección y acompañamiento en cada uno de estos pasos.
Dentro de este proceso también es importante recordar la digitalización de documentos, ya que estos también deben ser considerados dentro de la medición, tenga en cuenta que estas medidas no serían en metros lineales sino en megabytes o gigabytes, según corresponda.
Tenga en cuenta los requisitos normativos:
Cada estrategia que sea implementada dentro del diagnóstico documental, debe estar cumpliendo los términos y políticas establecidas por el Archivo General de la Nación, sin importar si hace parte de una entidad pública o privada, el uso de cualquier herramienta o estrategia debe estar regido bajo ciertas normas.
El diagnóstico documental está regido por el AGN y si se puede o debe aplicar en las entidades sin importar si son privadas, públicas o privadas con función pública. Sin embargo, el tema normativo es más como una recomendación del AGN sobre cómo aplicar los procesos documentales; el resto de normas en materia de Gestión Documental van por parte de las entidades que regulan los procesos.
Este es un punto clave dentro del proceso, ya que definirá el correcto cumplimiento de su propósito inicial: mostrar la condición en la que se encuentra su empresa en materia de archivos y gestión documental.
Evaluación:
Este último proceso evaluará y ayudará a crear un análisis sobre el sistema que ha estado utilizando la empresa para la organización de los archivos, evaluando los diferentes principios, protocolos y métodos que han sido utilizados durante la gestión documental y así mismo verificar que el tratamiento de la información ha sido el correcto, validando la seguridad de la información y la confidencialidad con la que cuenta cada uno de los archivos.
Durante este punto del proceso es recomendable utilizar una muestra de hasta el 10% del fondo documental, esto con el fin de tener un margen alto de documentos y encontrar el mínimo porcentaje de error dentro de la evaluación.
Informe final:
Al final de cada diagnóstico documental es necesario realizar un informe final que explique cada uno de los resultados obtenidos y análisis realizados. Toda la información que pueda ser recopilada durante el diagnóstico documental, será de suma importancia para cada uno de los procesos y diagnósticos que quieran desarrollar en un futuro.
Un diagnóstico documental le permitirá definir y analizar todas las estrategias óptimas de gestión y administración de la información que brindarán mayores beneficios a su empresa. En Advanz Logistics nos encargamos de todos los procesos de análisis, diagnóstico y gestión documental, orientados por la disciplina, el manejo, control y almacenamiento de todo tipo de información y documentos tanto físicos como digitales, reduciendo los tiempos que gaste su equipo de trabajo en todo este tipo de procesos; facilitando y mejorando a su vez la optimización del trabajo y el desarrollo de cada una de sus actividades corporativas. Inicie ahora.