Unas de las herramientas ideales para optimizar las estrategias de un negocio, son las TRD y TVD, instrumentos archivísticos para la gestión documental, las cuales disponen de muchas funciones para determinar el valor de documentos y la información contenida en los mismos.
Estos elementos tienen el objetivo fundamental de establecer prioridades en el archivo de una organización, además de controlar la producción de información, así como categorizar y optimizar los procesos de cada área.
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¿Qué es tabla de retención documental?
La tabla de retención documental de una empresa o TDR, es un instrumento que mediante la identificación serial permite establecer el tiempo que puede permanecer un documento en el archivo, así como su disposición final.
A través del reconocimiento y control de la estructura de una organización y de la información de la misma, se procede a organizar, seleccionar y categorizar la documentación en el archivo, para así determinar su tiempo de conservación y los procesos que la compañía debe seguir al momento que finalice su ciclo de vida.
Esta herramienta cuenta con un formato de tabla de retención documental con una estructura general, compuesta por ciertos elementos que detallan su disposición y las especificaciones de cada documento:
- Código: en este punto se especifica la familia y ubicación del documento.
- Series y tipos documentales: permite identificar y verificar la categoría a la que pertenece el documento.
- Retención y disposición final: aquí se establece la ubicación y ciclo de vida del documento.
- Soporte: si el documento se encuentra en electrónico o físico.
- Procedimiento: en este punto se describe lo que se hará con el documento al cumplir su ciclo de vida.
Ventajas de la tabla de retención documental (TRD)
- Facilitan el manejo de la información.
- Contribuye a una mejor administración y producción de documentos.
- Gestiona de forma eficiente la administración de documentos.
- Controla el acceso de forma total a la información.
- Garantiza la conservación de documentos, basándose en la relevancia de dicha información y en la tipificación documental.
¿Qué es tabla de valoración documental?
Se trata de un programa de archivo y gestión documental que tiene como objetivo principal la planeación y revisión de información, para establecer el destino de los documentos. Es decir, evalúa la importancia de los documentos archivados y estipula su duración dentro del archivo de una empresa.
Ventajas de la tabla de valoración documental (TVD)
- Permite estipular tiempos determinados.
- Ayuda como guía en el manejo de documentos de un archivo.
- Garantiza el derecho a la información.
- Favorece la elección documental.
- Analiza una correcta conservación de archivos.
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Diferencias entre las TRD y TVD
Las TRD y TVD son las herramientas del área de archivo y documento más útiles y conocidas, así como las más utilizadas para un adecuado funcionamiento.
Estos instrumentos ayudan a una empresa a estructurar mejor sus documentos, supervisar y administrar la medida en que genera información y la importancia en las áreas que la componen.
La diferencia de ambas, radica en el análisis y manejo de información para su debida clasificación, lo que se refleja en:
Revisión de información
Es un punto donde se toman en cuenta los principios que se deben establecer al momento de ordenar los datos en las respectivas tablas.
TRD
- Importancia estructural y legal de la información.
- Organigrama de la empresa.
- Funciones de cada área de la empresa.
TVD
- Hace uso del diagnóstico de archivo
- Gestión de almacén.
- Volumen de la documentación del archivo.
- Relevancia de la información.
Producción de documentos
En este apartado se revisa la relevancia y origen de la información en procedimientos de gestión y categorización documental.
TRD
- Uso y nivel de trámite de la información archivada.
- Unidades de documentos.
- Valores primarios y secundarios.
TVD
- Relevancia y disposiciones estructurales, legales y organizacionales de la información.
- Nivel de importancia para los diferentes departamentos y áreas de una empresa.
- Estructura organizativa.
Categorización de información
Según la información que se recolecta, se establecerán categorías y tiempos de permanencia en el archivo.
TRD
- Organización y reconocimiento por series, subseries y tipos de documentos.
- Valores de documentos.
- Clasificación a través de códigos y listas.
TVD
- Revisión de la estructura de la organización, funciones y nivel de producción de documentos.
- Clasificación por importancia en las actividades y procesos empresariales.
- Agrupación de información por características comunes, que conlleven a crear series de documentos.
Tipos de archivo documental
Existen tres tipos de archivo que responden a las necesidades de almacenamiento de las empresas, lo cual depende en gran medida de los trámites, la utilidad y tiempo de ciclo de vida de cada uno de los documentos.
La clasificación de los tipos de archivo documental son los siguientes:
Archivo de gestión
Se les conoce también como archivos activos, los mismos son de gran relevancia y se relacionan con los trámites habituales de una empresa, este tipo se mantiene en movimiento constante, es un archivo que se maneja en el interior de la empresa.
Archivo central
También se le categoriza como archivo semiactivo, el cual conserva documentos de consulta que no son tan recurrentes, pero que de igual forma se mantienen vigentes y son de utilidad.
Archivo histórico
Este tipo se enmarca dentro del archivo inactivo. Por lo general, estos documentos que se encuentran en el archivo histórico son provenientes del archivo de gestión y central. Los mismos han perdido utilidad al efectuar trámites; pero, aún se conservan por su valor añadido a la cultura e investigación.
Si desea una solución para su empresa que contribuya en el acceso directo a documentos, conservación de información relevante y depuración de documentación innecesaria, le recomendamos una estrategia de gestión de documentos como la que brindamos en Advanz Logistics.
De este modo, podrá manejar y controlar adecuadamente la documentación importante que se encuentra en los archivos de su empresa.