Digitalización de documentos
Optimice su espacio y agilice sus procesos con nuestro servicio de digitalización de documentos.
- Nuestros servicios
Digitalización de documentos en Bogotá
En nuestra empresa, entendemos la importancia de la eficiencia y la accesibilidad de la información. Es por eso que ofrecemos un servicio completo de digitalización de documentos, diseñado para ayudarte a transformar tus archivos físicos en formatos digitales seguros y fáciles de gestionar.
Digitalización de Documentos Físicos
Conversión de documentos en papel a formatos digitales, utilizando escáneres y técnicas de captura de imágenes.
Indexación y Clasificación
Organización de documentos digitales mediante la asignación de metadatos, etiquetas y categorías para facilitar la búsqueda y recuperación eficiente.
Sistema de gestión de documentos Electronicos
Implementación de sistemas y plataformas de gestión documental para organizar, almacenar y recuperar documentos digitales de manera efectiva.
Digitalización con
OCR
Conversión de documentos escaneados en texto editable, permitiendo la búsqueda y la edición de contenido.
Automatización de Procesos
Integración de herramientas de automatización para agilizar flujos de trabajo, reducir tareas manuales y mejorar la eficiencia operativa.
Digitalización certificada
Asegurando la conversión de documentos físicos a formatos digitales conforme a normativas legales, estándares técnicos, y garantizando la integridad y autenticidad de la información.
- Propósito
Desarrollamos proyectos de digitalización documentos eficientes
Este servicio tiene como objetivo principal mejorar la eficiencia operativa, facilitar el acceso a la información, optimizar la gestión documental y contribuir a la modernización de procesos empresariales.
Brindamos asesoría y acompañamiento para la implementación de nuevas herramientas tecnologicas que generen valor a su procesos internos.
Beneficios que obtienes a través de la digitalización de documentos
Seguridad de la información:
Medidas de seguridad, como la encriptación y el control de acceso, para proteger la información sensible y confidencial contra pérdidas, robos o accesos no autorizados.
Sostenibilidad Ambiental:
La digitalización de documentos reduce la dependencia del papel, disminuyendo así la huella ecológica de la empresa y contribuyendo a prácticas más sostenibles.
Acceso rápido y eficiente:
La digitalización permite un acceso rápido y eficiente a la información. Los documentos digitalizados se pueden buscar, recuperar y compartir de manera instantánea, mejorando la velocidad de respuesta a las necesidades operativas.
Optimización del espacio:
Al convertir documentos en formato digital, se reduce el almacenamiento de grandes cantidades de papel, liberando espacio en las instalaciones de la empresa y contribuyendo a una organización más eficiente.
Eficiencia en procesos:
La gestión digital de documentos permite la automatización de flujos de trabajo, lo que mejora la eficiencia de los procesos empresariales al eliminar tareas manuales y reducir los tiempos de espera.
Respaldo y recuperación:
Los documentos digitales se pueden respaldar de manera automática, lo que garantiza la disponibilidad de la información incluso en caso de pérdida o daño.
Metodología para la Digitalización de Documentos
6. Almacenamiento y Gestión:
Implementar un sistema de gestión documental electrónico para organizar y almacenar los documentos digitalizados de manera eficiente. Esto puede incluir la creación de una estructura de carpetas, la asignación de permisos y la definición de políticas de retención.
5. Control de Calidad:
Realizar controles de calidad para asegurar la legibilidad y la integridad de los documentos digitalizados. Corregir cualquier error o defecto que se encuentre durante este proceso.
1. Planificación:
Definir los objetivos y alcances del proyecto de digitalización. Identificar los tipos de documentos a digitalizar, establecer prioridades, definir los estándares de calidad y formato.
4. Indexación:
Asignar metadatos a cada documento digitalizado para facilitar su búsqueda y recuperación. Estos metadatos pueden incluir información como fecha, autor, tipo de documento, entre otros.
2. Preparación de Documentos
Asegurar que los documentos físicos estén en condiciones adecuadas para el escaneo. Esto puede incluir la eliminación de grapas, enderezar documentos arrugados y realizar reparaciones menores si es necesario.
3. Escaneo:
Utilizar equipos de escaneo apropiados para convertir los documentos físicos en imágenes digitales. Configurar los parámetros de escaneo, como la resolución y el formato de archivo, de acuerdo con los estándares establecidos.
1. Planificación:
Definir los objetivos y alcances del proyecto de digitalización. Identificar los tipos de documentos a digitalizar, establecer prioridades, definir los estándares de calidad y formato.
2. Preparación de Documentos
Asegurar que los documentos físicos estén en condiciones adecuadas para el escaneo. Esto puede incluir la eliminación de grapas, enderezar documentos arrugados y realizar reparaciones menores si es necesario.
3. Escaneo:
Utilizar equipos de escaneo apropiados para convertir los documentos físicos en imágenes digitales. Configurar los parámetros de escaneo, como la resolución y el formato de archivo, de acuerdo con los estándares establecidos.
4. Indexación:
Asignar metadatos a cada documento digitalizado para facilitar su búsqueda y recuperación. Estos metadatos pueden incluir información como fecha, autor, tipo de documento, entre otros.
5. Control de Calidad:
Realizar controles de calidad para asegurar la legibilidad y la integridad de los documentos digitalizados. Corregir cualquier error o defecto que se encuentre durante este proceso.
6. Almacenamiento y Gestión:
Implementar un sistema de gestión documental electrónico para organizar y almacenar los documentos digitalizados de manera eficiente. Esto puede incluir la creación de una estructura de carpetas, la asignación de permisos y la definición de políticas de retención.
- Información adicional
Preguntas frecuentes
Conversión de documentos físicos a formato digital mediante escaneo, facilitando almacenamiento y acceso electrónico.
Preparación de documentos para digitalización, incluyendo eliminación de grapas, enderezamiento y ordenación.
Asignación de metadatos para categorizar y facilitar la recuperación eficiente de documentos digitales.
Ejemplo de Indexación en Documentos de RRHH:
En un expediente de empleado, asignar etiquetas como nombre, número de identificación, cargo y fecha de contratación para una rápida identificación y búsqueda eficiente.
Información descriptiva que caracteriza datos, facilitando su organización, búsqueda y comprensión.
Ejemplo de Metadatos en Documentos de Contabilidad:
En una factura digital, los metadatos pueden incluir la fecha de emisión, el número de factura, el nombre del cliente, el monto total y el estado de pago.
Tecnología para convertir texto impreso o escrito a formato digital editable, permitiendo la búsqueda dentro de los archivos PDF según los metadatos indexados.
Respaldo y acceso a datos en servidores remotos a través de internet, ofreciendo flexibilidad, colaboración y seguridad.
Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) es una plataforma que facilita la organización, almacenamiento, recuperación y gestión de documentos electrónicos, garantizando la integridad y autenticidad de los archivos a lo largo del tiempo
¡En advanz estamos felices de poder ayudarte y resolver tus dudas!