El proceso de digitalizar un documento va cobrando fuerza en las empresas con el paso del tiempo, tanto para las empresas grandes como para las pymes. Son cada vez más los negocios y empresas que buscan adaptarse al ámbito digital para ofrecer a sus clientes y empleados los servicios para la optimización de los procesos.
A medida que las empresas crecen, también crecen los documentos, lo cual puede ser abrumador, difícil de manejar y que además supone una pérdida de espacio; es por ello, que la digitalización puede ser el camino que tu empresa deba recorrer para automatizar gran parte de sus técnicas.
Si tu negocio aún no ha dado el paso a la era digital, te invitamos a que sigas leyendo y te enteres sobre qué es digitalización de documentos, sus beneficios e información, que puede ser de mucha importancia para ti y para tu negocio, lee este blog.
¿Qué es la digitalización de documentos?
En pocas palabras, la digitalización de documentos es el proceso de cambio de formato del analógico al digital. Este proceso consiste en transformar aquellos documentos del formato de papel convencional a un formato digital sin que se vea afectada la autenticidad o legalidad del documento.
Las imágenes y los textos pueden ser digitalizadas de la misma forma y sin alterarlos en el proceso con un escaneo, el cual lo convierte en un archivo digital; es decir, una imagen o archivo de imagen. En el caso de los audios, se debe utilizar un proceso de conversión en el que una señal que puede ser variable se cambie sin alterar el contenido.
Existe una diferencia entre documentos digitalizados y archivos digitales. Los archivos digitales son creados dentro del ámbito digital y para ser válido de forma legal en la mayoría de los casos, requiere de una certificación en línea que compruebe la autenticidad de dicho archivo.
Por su parte, digitalizar un documento es el proceso del escaneo de un documento que previamente fue emitido en papel; es decir, migrar de un formato a otro, pero conserva su validez.
La digitalización de documentos de archivo facilita la conservación de los mismos, al mismo tiempo, facilita su acceso y uso compartido entre todas las partes interesadas; por ello, también se considera un ahorro de dinero, tiempo, espacio y esfuerzos por parte de la empresa y el cliente.
El proceso de digitalización se caracteriza principalmente por ser detallado y sistemático; debido a que este proceso busca administrar y clasificar los archivos físicos que puedan ser importantes para la empresa o los externos, con la simple finalidad de la mejora continua de la compañía y el proceso de la gestión documental.
Sin embargo, algo que debes tener en cuenta, es que cada compañía tiene su proceso, el cual va a las necesidades de la misma y su estrategia comercial.
Por su parte, la gestión documental en Colombia comprende el camino de la digitalización para todas las empresas dentro del territorio y por ende, abarca una gran cantidad de sectores socio productivo; no obstante, la gestión de estos archivos debe ser realizada a través de un software especializado y adicional a ello, este proceso debe ser auditado por diferentes instituciones de índole público y leyes estatales.
Ventajas de la digitalización de documentos
La digitalización de documentos trae consigo una gran cantidad de ventajas para las empresas de cualquier rubro y de cualquier tamaño.
- Aunque lo hemos mencionado anteriormente, el ahorro de tiempo es una de las mayores ventajas de este proceso, pero no es la única.
- Ahorro de espacio, al digitalizar tus documentos podrás olvidarte de carpetas repletas de documentos, que en el momento de realizar una búsqueda resultar convertirse en algo tedioso mientras te paseas de estantería en estantería.
- El proceso de digitalización de documentos de archivo te permite un acceso más rápido a la información y es uno de los motivos principales por el cual la mayoría de las empresas le dan paso a este proceso.
Podrás encontrar lo que buscas con tan solo colocar algunas palabras claves en tu computadora, lo cual genera una mayor optimización del tiempo para las personas que se encuentran dentro y fuera de la empresa; además, podrás tener acceso a los documentos desde cualquier lugar y básicamente desde cualquier dispositivo que tenga acceso a los documentos.
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- Los documentos estarán más seguros, pues podrás guardarlos bajo una clave que compartirás con quienes desees, a diferencia de los archivos físicos, los cuales solo podrás guardar en un espacio físico donde pueden correr el riesgo de perderse o ensuciarse.
- Tener tus archivos en digital también cuenta como un seguro ante catástrofes; puesto que es posible que los documentos físicos se pierdan por lo viejos que son, en incendios, inundaciones; entre otros, cosa que en el caso de la digitalización es algo de lo que no deberás preocuparte.
- Además del ahorro de tiempo y espacio, lo que también puedes ahorrar dinero sin las impresiones, además de generar una montaña de papel, también suponen un gasto, que aunque en el momento puedas verlo como insignificante, a lo largo del tiempo resulta una inversión bastante significativa en papel y tinta.
Ahora ya conoces las ventajas de la digitalización de documentos de archivos en tu empresa, tan solo te falta unirte a esta increíble tendencia y ser parte del futuro digital, el cual ha llegado para quedarse.
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