La gestión documental es una de las tareas más importantes en la actividad de una empresa, cabe mencionar que las organizaciones más efectivas suelen ser aquellas que mejor controlan y administran sus documentos.
Esta es una de las tareas más importantes para cualquier organización, ya que permite mantener la integridad y la disponibilidad de la información almacenada. Una gestión sin control puede llegar a perjudicar seriamente el negocio de una empresa.
Dentro de los procesos de gestión documental nos referimos a todo lo que se hace para identificar, proteger, organizar y reponer los recursos documentales. En el siguiente artículo, conocerás las etapas y fases de la gestión documental.
8 pasos de la gestión documental:
La gestión documental es un proceso continuo y dinámico que se encarga de tomar decisiones sobre la información producida por una organización, de tal manera que se pueda conocer su valor actual y futuro para los usuarios.
Por lo tanto, las actuales etapas de la gestión documental son:
1. Planeación
Dentro de las etapas de la gestión de documentos, la primera se refiere a un proceso administrativo, en un ámbito técnico, legal y funcional en donde se revisa y se analiza las necesidades documentales de la empresa, para establecer las estrategias de gestión documental.
En esta etapa se implementan normas y protocolos de gestión documental, estableciendo lineamientos para producir, categorizar, digitalizar y almacenar los documentos, la información y los archivos.
2. Producción
En esta etapa se realizan las siguientes actividades, teniendo en cuenta que su finalidad son organizar la documentación y ahorrar recursos:
- Se evalúa la información y los documentos.
- Se crean y categorizan los documentos.
- Se da ingreso a cada uno según su nivel de importancia.
- Se revisan las estructuras de tratamiento de información.
- Se hace uso de herramientas tecnológicas.
3. Trámite
El foco de esta etapa es analizar y gestionar la influencia de cada tipo de documento dentro y fuera de la empresa, esto quiere decir que en el desarrollo de esta etapa se verifican los trámites de los documentos, su calidad, el nivel de importancia y finalizamos con la facilidad de acceso a los mismos.
4. Organización
Esta etapa como su nombre lo indica, consta de organizar y almacenar correctamente los documentos, siguiendo unos lineamientos de gestión documental. Sus procesos son administrativos donde se revisan, se valorizan, se organizan, se categorizan y se almacenan todos los documentos.
En esta etapa se profundiza en cada documento para establecer cuál será su tiempo de almacenaje y el departamento al que pertenece, garantizando una correcta organización documental.
5. Transferencia
Aquí se tienen en cuenta los tiempos de conservación, los formatos, la migración, la conversión y la estructura de cada documento, implementando instrumentos archivísticos como: Las tablas de valoración documental para finalmente transferir correctamente la información y los documentos.
6. Disposición
En esta etapa determinamos el ciclo vital de los documentos teniendo en cuenta la valoración obtenida por los instrumentos archivísticos: Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental; los cuales nos dirán si debemos hacer la conservación, eliminación o digitalización de documentos.
Esta etapa es indispensable para darle seguimiento a los ciclos de vida de los documentos y así mismo establece parámetros para tratar los documentos o depurarlos.
7. Preservación
Todas las etapas anteriores y la estrategia de gestión documental están englobadas en esta etapa, ya que la preservación a largo plazo busca conservar los documentos, el patrimonio de toda empresa y establece los medios y formatos de cada uno.
8. Valoración
En esta etapa final se determina constantemente el valor de cada documento y su información tanto primaria como secundaria, cuyo objetivo es darle prioridad a los documentos más importantes y analizar si los documentos secundarios se deben seguir conservando o ya deben pasar a su eliminación definitiva.
En conclusión, la gestión documental es un proceso de suma importancia que permite a las organizaciones poseer la información con carácter preciso y contar con orden, además suma eficiencia y el control de los documentos internos de la empresa.
Cada una de las etapas de gestión documental son cruciales para una empresa, ya sea grande o pequeña, ya que ayuda a aumentar la organización de una empresa y también gestiona la información de la empresa de forma más eficaz.
Por último, no está demás aclarar que la gestión de la información tiene que ver con el manejo, el almacenamiento y el uso de datos para que permanezcan seguros y accesibles en toda la organización.