¿Qué es la gestión documental electrónica?
Es una solución informática la cual apoya los procesos de gestión documental de una empresa, facilitando el acceso y el uso de datos. Así mismo, a través de la digitalización de documentos permite su almacenamiento electrónico, adoptando mejores prácticas y aplicando metodologías con enfoque archivístico y tecnológico.
Sin embargo, este concepto se rige por el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, el cual define las prácticas y la forma de gestionar los documentos a través de la tecnología, convirtiéndose en una herramienta fundamental para el acceso, consulta, transparencia, optimización y disponibilidad de la información.
Es por esto que el SGDEA establece políticas claras acerca de la producción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final, pues cada decisión asociada al tratamiento de dichos documentos tendrá efectos sobre el patrimonio documental.
Objetivo de la gestión documental electrónica
La gestión documental electrónica busca suplir la demanda de búsquedas de datos, información y documentos de forma rápida, precisa y oportuna, a través de herramientas tecnológicas y la expansión de las TIC, teniendo en cuenta un amplio volumen de información que suelen tener las empresas. También busca disminuir el impacto del uso del papel al medio ambiente.
Objetivo del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)
Proporcionar un repositorio seguro para la conservación de los documentos (Documentos en producción, gestión y trámite más los documentos de archivo).
Beneficios de la gestión documental electrónica
- Flujos de trabajo automatizados.
- Ahorro de espacio de almacenamiento.
- Mayor seguridad de la información.
- Recuperación de información con más fácil.
- Acceso a documentos desde cualquier lugar.
- Recuperación y protección de datos a través de copias de seguridad.
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Herramientas tecnológicas para la gestión documental
- Software de digitalización.
- Procesadores de texto.
- Gestor de correos electrónicos.
- Software de gestión documental para la extracción de la información.
- Software para la lectura de código de barras y código QR.
- DM: Gestión de documentos.
- RM: Gestión de archivo.
- DAM: Gestión de Activos Digitales.
- WCM: Gestión de contenidos web.
- BPM: Gestión de procesos de negocio.
- Workflow: Gestión de flujos de trabajo.
Gestión documental electrónica paso a paso
1. Captura de documentos.
En este primer paso se produce, se crea, se da ingreso y se recepciona la entrada de documentos en formato papel u otra documentación analógica, para luego digitalizarlos, clasificarlos y etiquetarlos.
Este proceso requiere actividades de planeación y alistamiento de información
teniendo en cuenta los principios archivísticos y haciendo uso de tecnologías para el reconocimiento y clasificación de documentos, herramientas de extracción de datos automáticamente y almacenamiento de metadatos.
2. Gestión de datos.
Mediante este paso se administran, se tramitan, se organizan y se tramitan los documentos capturados, también se indexan los contenidos y metadatos, se actúa teniendo en cuenta los ciclos de vida del documento a partir de la parametrización de tablas de retención documental y se siguen los workflows (flujos de trabajo).
Proceso de la gestión documental electrónica:
- Creación o edición de documentos.
- Recursos compartidos.
- Gestión de versiones.
- Búsqueda y navegación.
- Visualización de información.
- Indexación de la información.
- Configuración de tablas de retención documental.
3. Almacenamiento de información.
Como su nombre lo indica, en este paso se almacena la información teniendo en cuenta estándares de mantenimiento, retención, acceso y preservación. Se deben seguir directrices archivísticas impartidas por el Archivo General de la Nación independientemente de la tecnología usada, algunas de estas directrices son:
- Presentar expediente electrónico, híbrido y virtual.
- Hacer foliación electrónica.
- Tener un índice electrónico.
- Hacer uso de metadatos.
Las tecnologías de almacenamiento son: La nube, sistema de seguridad de la información, la red de área de almacenamiento SAN, el almacenamiento conectado en red NAS y el sistema de almacenamiento de datos RAID que utiliza múltiples unidades de almacenamiento.
Las anteriores tecnologías permiten la validación de formatos, la migración de datos, refreshing, emulación, conversión, visualización de información, firmas digitales y electrónicas y estampas cronológicas.
4. Distribución de documentos, información y datos.
Este último paso se facilita si los pasos anteriores se cumplen eficazmente, ya que el tratamiento correcto de la información, los documentos y los datos, facilitan el intercambio de información a nivel interno y externo de la empresa.
Por lo que, una correcta gestión documental permite publicar, recibir y enviar documentos a dispositivos electrónicos o a otros sistemas de gestión documental.
Los pasos para distribuir la información son:
- Asegurar la existencia de la información.
- Establecer si es información clasificada o reservada.
- Definir formatos en los que se puede encontrar la información: texto, hojas de cálculo, presentaciones, bases de datos, audio, vídeo, animación o compresión.
Luego de distribuir la información, las respuestas se pueden recibir de forma presencial, ya sea verbal o por escrito, a través de llamadas telefónicas, correo físico o postal, correo electrónico, formularios web y otros medios de comunicación.
Y por último, cabe aclarar que los instrumentos archivísticos de la gestión documental electrónica se encuentran establecidos en el decreto reglamentario 1081 de 2015 son:
- Registro de Activos de Información.
- Índice de información clasificada y reservada.
- Esquema de Publicación de Información.
- Programa de Gestión Documental de una empresa.
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