La impresión de distintos documentos de uso común y de vital importancia dentro del mundo empresarial, son parte constitutiva de la gestión documental que debe manejarse, pues es una forma de mantener la organización y el manejo de aspectos administrativos claves para su correcto funcionamiento.
En el caso de las facturas, estas son una pieza fundamental dentro de las distintas organizaciones empresariales, pues forman parte de la papelería corporativa. Por ello, la impresión personalizada de facturas es indispensable para todos los procesos financieros de una empresa, ya sea compra o venta de sus productos.
Es por ello, que en este artículo le brindaremos información que le permita conocer más acerca de distintos tipos de impresión documental, como lo son la impresión de facturas y la impresión variable.
Impresión de facturas
Las facturas son pieza clave para mantener a las organizaciones al día y en contacto directo con sus clientes, generando un respaldo de las transacciones que se realicen.
Aunado a ello, son un documento sumamente importante para llevar en orden y detalladamente la contabilidad empresarial, permitiendo que se establezca los lineamientos necesarios para llevar controles eficientes.
Ahora bien, al momento de diseñar su factura es muy conveniente que considere algunas normas que son estándares. Si bien es cierto que las empresas buscan expresar siempre su individual, la cual las diferencia unas de otras, hay una serie de características que pueden tomar en cuenta para que de esta forma quede perfecta.
Estos son:
Debe dar prioridad al logo
Si hay algo que no debe faltar en una factura, es precisamente el logo de la empresa. Es importante que esté presente porque este representa el sello distintivo de su marca.
Escoja un diseño simple
El diseño de las facturas debe ser lo más sencillo que le sea posible, con elementos simples, evitando aquellos que resulten exagerados, con demasiadas imágenes o exceso de información ¡Eso sí! Esto no implica que excluya información necesaria y gastos indispensables.
Precise la información de manera clara
La factura debe contener la información necesaria para el cliente, como lo son la cantidad de productos adquiridos, el valor de los mismos, así como los tiempos y las condiciones para las devoluciones.
Incluya siempre los datos de contacto
Las redes sociales, teléfonos y correo electrónico son puntos de contacto que nunca deben faltar en su factura; pues, entre otras cosas, muchas veces las personas recomendarán tu marca a través de esos puntos de contactos que se encuentran en la factura.
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¿Qué son los datos variables?
Los datos variables corresponden a una excelente técnica de impresión digital, con la cual se puede realizar una máxima personalización de distintos tipos de papeles y otra serie de materiales.
Reciben el nombre de datos variables porque se presenta una parte fija en el documento denominado plantilla flotante, en la que se encuentran los datos fundamentales de la marca, como la dirección, el logo y el teléfono de contacto.
De esta forma, haciendo uso de impresoras profesionales, cualquiera de las partes de un documento, ya sean las imágenes, gráficos o el texto, puede ser cambiado.
Así, se pueden imprimir distintos documentos dirigidos a personas, igualmente distintas, con la posibilidad de adaptarlos para cada cliente.
Además de esto, la impresión de datos variables se ha convertido en una buena herramienta para campañas publicitarias, pues cuando se realiza publicidad imprimiendo datos como el nombre de la persona a la que se dirige, hay mayores probabilidades de que se incrementen las ventas.
Este tipo de impresión deja claro que el implemento de la tecnología de datos variables es un medio ideal para alcanzar la personalización publicitaria y promocional con la ayuda de una base de datos óptima.
Ejemplo de un documento con datos variables
¿Dónde se aplica la impresión variable?
La impresión de datos variables es cada vez más común debido a su versatilidad en cuanto a la variedad de productos que pueden obtenerse con esta. Algunos de los más habituales son los extractos bancarios, facturas, estados de cuenta, boletos, guías y comunicaciones personalizadas.
La impresión variable puede significar varios beneficios para su empresa:
- Reducción del tiempo de impresión y más rapidez al momento de realizar las entregas.
- Gracias a la impresión variable, que permite hacer distintas impresiones en un mismo documento, usted estará ahorrando, pues baja el costo de impresión, y aumenta sus niveles de producción.
- La personalización de datos variable permite que su empresa pueda establecer una relación basada en una comunicación más directa con sus clientes.
En este punto se puede decir que la impresión de facturas y datos variables, son medios sumamente importantes, tanto para la organización de una empresa, como para la personalización de las comunicaciones.
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