Debido a los grandes avances en tecnología, la gestión documental se ha convertido en una prioridad para muchas empresas. De hecho, la gran cantidad de información generada cada día, requiere una estrategia sólida para organizar, acceder y mantener los documentos importantes de manera eficiente.
Para lograr una gestión documental eficiente, es fundamental tener herramientas clave y utilizar una serie de instrumentos que cumplan con los parámetros establecidos en este proceso.
Por ello, en este artículo, ahondaremos en cuáles son los instrumentos archivísticos, cómo pueden servir estas herramientas en la gestión documental y de qué forma mejoran la accesibilidad a la información.
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Herramientas clave en la gestión documental
La gestión documental no se trata solo de guardar documentos en carpetas virtuales o físicas. Existen herramientas especializadas que pueden facilitar enormemente este proceso. Entre algunas de las más importantes tenemos:
- Sistemas de Gestión Documental (DMS): se trata de una serie de plataformas que permiten gestionar los documentos de manera centralizada, facilitando la creación, almacenamiento, búsqueda, recuperación, distribución, indexación y control de documentos, así como la gestión de versiones y el cumplimiento de normativas y políticas de retención.
- Software de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR): es una herramienta que convierte documentos físicos en archivos digitales, lo que facilita su almacenamiento, búsqueda y acceso.
- El OCR extrae texto de imágenes y documentos escaneados, permitiendo la búsqueda de palabras clave dentro de archivos previamente no editables o fácilmente accesibles.
- Almacenamiento en la nube: estas soluciones permiten guardar y compartir documentos, de manera segura y accesible, desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
- Escáner: es el instrumento esencial para convertir documentos en papel hacia los formatos digitales, facilitando su almacenamiento y manejo optimizado del entorno electrónico.
- Repositorios de documentos: son sistemas de almacenamiento especializado, que permiten guardar y organizar documentos de manera segura, asignar permisos de acceso, controlar versiones y realizar copias de seguridad.
- Sistemas de gestión de flujos de trabajo: estas herramientas permiten automatizar y controlar el flujo de documentos y tareas dentro de una organización, asegurando su revisión, aprobación y distribución eficiente.
- Firmas electrónicas: son instrumentos que tienen como finalidad facilitar las firmas digitales de documentos, garantizando su integridad y autenticidad en procesos de aprobación y validación.
- Herramientas de colaboración: están especialmente pensadas para que los equipos de trabajo puedan compartir y colaborar en la creación, edición y verificación de documentos de manera simultánea.
- Control de acceso y seguridad: son aquellas herramientas que facilitan el establecimiento de roles y permisos de acceso a los documentos, así como también proporcionar mayor protección de la información confidencial, mediante el uso de encriptación y otras medidas de seguridad.
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¿Cuáles son los instrumentos archivísticos?
En líneas generales, los instrumentos archivísticos son elementos que se aplican durante el proceso organizacional, que facilita la gestión, el acceso eficaz a la información y la preservación de los documentos y archivos a lo largo del tiempo. Algunos de los más comunes incluyen:
- Inventario de documentos: consiste en un registro detallado y sistemático de toda la documentación que maneja una organización o entidad. Su función es proporcionar una lista exhaustiva de la estructura documental, con información clave como el título, la fecha, el autor, el formato, el número de referencia y la ubicación en el archivo.
- Tablas de retención documental: estas tablas definen el tiempo de conservación de un documento antes de ser eliminado o archivado de forma permanente.
También, ayudan a cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, además de garantizar una gestión adecuada de los documentos archivísticos a lo largo del tiempo.
- Descripciones archivísticas: son fichas descriptivas que proporcionan información detallada sobre los documentos archivísticos, como el contenido, contexto histórico, origen, formato, estructura, entre otros.
Su función es facilitar la comprensión de su contenido y otorgar un acceso más completo y detallado a los documentos, asegurando un sistema de gestión documental más efectiva.
- Catálogo: es uno de los instrumentos archivísticos para la gestión documental que facilita la búsqueda y localización de documentos en un archivo.
Puede presentarse en forma de índices alfabéticos, numéricos, temáticos o cronológicos y su función es proporcionar una visión general de los documentos disponibles y ayudar a los usuarios a encontrar rápidamente el material que están buscando.
- Cuadro de clasificación documental: se trata de una herramienta para categorizar los documentos de un archivo, de acuerdo con un sistema jerárquico de unidades archivísticas.
- Guía: es un instrumento que ofrece información general sobre el archivo, incluyendo detalles como su ubicación, horarios de apertura, servicios disponibles, normativas de uso, entre otros.
Su función es orientar a los usuarios sobre cómo acceder y utilizar el archivo de manera eficiente.
Mejorando la accesibilidad a la información mediante instrumentos archivísticos
Una gestión documental eficiente no estaría completa sin la implementación de los instrumentos archivísticos; puesto que, están diseñados para beneficiar integralmente a cualquier organización.
En este caso, los usuarios pueden localizar rápidamente la información que necesitan, lo que agiliza los procesos, mejorando notablemente la eficiencia en el flujo de trabajo.
Por otra parte, emplear cualquier instrumento archivístico, como las tablas de control y retención documental, ayudan a garantizar que la organización cumpla con los requisitos legales y reglamentarios, en cuanto a la conservación y eliminación de documentos.
En resumen, utilizar herramientas archivísticas es la mejor manera de mejorar la eficacia en la gestión documental, lo que permite aumentar la eficiencia operativa y facilitar la toma de decisiones.
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