En Advanz nos encargamos de crear estrategias de gestión documental orientadas al manejo y control de la información.
Tenga en cuenta lo importante del proceso de gestión documental y el funcionamiento de los instrumentos archivísticos.
Los instrumentos archivísticos tienen como propósito apoyar la implementación de la gestión documental, facilitan el manejo, clasificación, categorización, verificación y ordenamiento de la información, adicional a esto, permiten observar la realidad administrativa de la empresa.
Crean accesos fáciles a la información desde su ubicación, aseguran la transferencia periódica al archivo de documentación que ya no es útil para la oficina y conservan la documentación que debe ser almacenada permanentemente.
Además, mantienen organizada la información en sus distintas etapas de acuerdo con los principios de la archivística, qué son los siguientes:
- Principio de procedencia: los documentos de un fondo documental correspondientes a una institución o persona no deben mezclarse con los de otro fondo.
- Principio de orden natural: Los documentos deben ser ordenados según las acciones realizadas que dan origen a su creación.
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Ya conociendo lo anterior, lo siguiente es dar paso a describir los instrumentos archivísticos para la gestión documental más conocidos:
Cuadro de clasificación documental (CCD)
El cuadro de clasificación documental es un instrumento de organización, diseñado para expresar en listado todas las series y subseries con su correspondiente codificación a cada documento que ha sido clasificado, a su vez lo agrupa por unidades productoras o áreas. Esta herramienta refleja una jerarquización de la información.
Tabla de retención documental (TRD)
Este es un instrumento de valoración y transferencia, que clasifica la información según su estructura orgánico-funcional. Está conformado por un listado de series y sus correspondientes documentos de gestión, a las cuales se les asigna un tiempo de permanencia según el ciclo de vida de cada documento, es decir, se les aplica una pauta de almacenamiento y disposición final.
Programa de gestión documental (PGD)
Es un instrumento de planeación, en este se formula y documenta el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos que se encaminan a la gestión documental de una entidad, el objetivo es facilitar su gestión y utilización. El PGD permite a las empresas reconocer y dar solución a sus necesidades en torno a la gestión documental y archivo.
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Plan institucional de archivos (PINAR)
Es un instrumento de planeación, que permite y facilita la implementación de estrategias de administración de documentos a corto, mediano y largo plazo, con el fin de facilitar y ejecutar la gestión de forma eficiente y regulada.
En esta herramienta se registran todos los pasos a seguir, teniendo como punto de partida las necesidades de la empresa, sus debilidades y dificultades.
Modelos de requisitos para la implementación de sistemas de gestión de documentación electrónica de archivo
Es un instrumento de planeación, puede ser un software de gestión documental, en el cual se formulan los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de la empresa, estos modelos crean, almacenan, recuperan, editan y distribuyen la documentación según las necesidades de la empresa.
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Banco terminológico
Es un instrumento de organización que permite la organización y normalización de los nombres de las series y subseries documentales, a través de lenguaje controlado y terminológico. Facilita la valoración de los documentos.
Tabla de control de acceso (TCA)
Estas tablas de valoración documental, un instrumento de gestión y trámite, que identifica las condiciones de acceso y las restricciones que aplican a los documentos, sirve de referencia para determinar las acciones a realizar en las agrupaciones documentales y a la producción de documentos.
Inventario documental
Es un instrumento de transferencia y recuperación, que describe de manera exacta las series o asuntos de un fondo documental, describe la relación de manera detallada de las unidades documentales que existen en los archivos, siguiendo la organización de la series.
Beneficios de los instrumentos archivísticos
- Facilitan la gestión documental
- Ofrecen mayor seguridad y orden
- Ayudan en la disminución de gastos
- Apoyan la gestión de conocimiento
- Son parte del cumplimiento de la normatividad
- Aseguran la preservación de los documentos