Uno de los procesos más importantes en cualquier área de negocio o institución, es la gestión documental. Muchas empresas han perdido oportunidades cruciales por no tener una buena forma de organizar sus documentos, ya que esto puede generar varios problemas en los procesos internos, comunicación, entre otros problemas derivados de una mala gestión documental.
La gestión documental es una tarea que se realiza todos los días en cualquier organización, sin embargo, el concepto de gestión documental específica la comunicación y desarrollo de políticas relacionadas con la documentación, archivos y registros de información.
Las políticas de gestión documental son uno de los principales aspectos que las empresas, tanto privadas como públicas, deben tener en cuenta, pues estas son las que dictan las bases y directrices de un buen sistema de organización y sirven para optimizar los procesos de valor y los controles de rendimiento de una organización.
Para implementar una estrategia de gestión efectiva y profesional, la empresa debe ajustar sus actividades a las normas de gestión documental vigentes en Colombia.
Normas de gestión documental vigentes en Colombia
Las normas de aplicación general en la gestión documental, es decir, los reglamentos sobre la administración y el procedimiento del tratamiento de documentos, corresponden a la Ley General de Archivos promulgada en el 2000 y su respectiva política.
Ley General de Archivos promulgada en el 2000
Esta ley establece las regulaciones para organizar y manejar documentos con fines administrativos y proveer un soporte a los asuntos públicos. El objetivo principal de la misma fue determinar cómo se debe administrar este tipo de información para garantizar la transparencia y buenas prácticas de cada empresa.
Por otro lado, se encuentra el actual marco legal que forma parte del paquete integral para el gobierno electrónico y que se refiere tanto a los archivos electrónicos como al manejo del contenido digital.
El Artículo 9 de la LPAI (Ley de la Protección de datos y Acceso a la Información)
Establece que “Los archivos electrónicos y su contenido digital tendrán las mismas garantías y protecciones que los archivos en papel, que se determinan mediante la política, manuales y procedimientos sobre el uso, acceso y tratamiento de los contenidos”.
El artículo 7 de la Ley 594 de 2000
En la cual se determina: “Todos los administrados tienen derecho a conocer los documentos que consten en registros o archivos administrativos, y contra ellos no puede haber argumento alguno que impida su acceso.”
Las otras de las normas de gestión documental en Colombia son:
- Ley 694 de 2000 y su modificatoria 594 de 2000, la Auditoría Nacional de la República de Colombia (ANR) tiene el papel principal para su control, pues establece los principios básicos y las directrices para el desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.
- La Ley 694 de 2000, creada por el Senado mediante el Decreto 2516 del 23 de octubre de 2000, con el objetivo puesto por el Congreso a los Archivos Colombiano de Dirigir el Sistema Nacional de Archivos.
El fin de esta ley es planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad, cumpliendo políticas necesarias para garantizar la conservación y el empleo adecuado del patrimonio documental.
- El Decreto 2594 de 1998, el cual declara a los Archivos como un Servicio Público a cargo de la Función Archivística que forma parte de la Administración General del Estado, y delega en la Vicepresidencia de la República la competencia para coordinar y dirigir el Sistema Nacional Archivístico.
- El Decreto 2151 de diciembre 24 de 2004 y su modificatoria, el Decreto 2836 de 2013, marcan los lineamientos principales sobre la materia, en especial con relación al género documental y la organización a través del cual se brindará el servicio público.
Es absolutamente necesario el uso de normas vigentes en la gestión documental, porque son la piedra angular de todo el sistema, Colombia cuenta con una serie de leyes que regulan el sistema de gestión de documentos, es por eso que existe el Consejo Nacional de Archivos (CNA), organismo público nacional encargado de formular las políticas necesarias para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación.
Es extenso el campo de leyes que se pueden involucrar dentro de la gestión documental, tanto para las compañías como para el gobierno mismo.
Es por eso que si desea implementar un sistema de gestión documental dentro de su empresa debe contar con un grupo de profesionales que conozcan a la perfección todas estas normas, y así asegurar una compañía transparente.
En Advanz estamos comprometidos con el cumplimiento de todas las normas establecidas por la ley colombiana, sin dejar de lado la calidad de nuestro servicio.