La Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada de Colombia ha emitido la nueva resolución que impactará la forma en que las empresas de vigilancia y seguridad privada gestionan y organizan sus documentos.
Esta nueva resolución trae consigo una serie de requisitos y obligaciones que deben ser acatados, y en este artículo, exploraremos detalladamente su contenido y además te proporcionaremos algunas recomendaciones prácticas para que tu empresa pueda adaptarse eficientemente a estos cambios.
Resolución 20233300033617 de 2023 ¿qué es?
A partir del 23 de junio de este año, entró en vigencia la nueva resolución que lleva por número: 20233300033617, emitida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada de Colombia, la cual establece los lineamientos para la gestión documental y organización de archivos en las empresas prestadoras de servicios de vigilancia y seguridad privada en Colombia.
Esto se debe a que la gestión documental es un aspecto fundamental en cualquier empresa, y más en el sector de la seguridad privada por la naturaleza de los servicios que brindan.
De manera que, la resolución tiene como objetivo regular y optimizar la forma en que las empresas de seguridad privada deben manejar los documentos y archivos, tanto propios, como de sus colaboradores y clientes, para garantizar la protección y confidencialidad de la información que manejan.
Esta resolución establece una serie de estándares claros y precisos en materia de organización, conservación, eliminación y custodia de los documentos, que todas las empresas de esta índole generan en el ejercicio de sus funciones.
La acción antes mencionada tiene el propósito de mejorar la eficiencia en la administración documental, facilitar la consulta, el acceso a la información, y garantizar así, la protección de datos confidenciales y confidenciales.
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¿Qué empresas están sujetas a esta resolución y qué aspectos específicos de gestión documental y organización de archivos deben cumplir?
Todas las empresas prestadoras de servicios de vigilancia y seguridad privada en Colombia están sujetas a la resolución 20233300033617. En cuanto a los aspectos específicos de la gestión documental y organización de archivos que deben cumplir, la resolución establece lo siguiente:
- Implementación de un sistema de gestión documental
Las compañías deben adoptar un sistema de archivo físico o digital que permita la organización, clasificación, archivo y consulta de documentos de manera eficiente. Para ello, se recomienda el uso de tecnologías digitales en gestión documental.
- Definición de criterios de clasificación
Debe establecerse una metodología de clasificación y etiquetado de documentos, asegurando que los mismos sean localizables y accesibles para todos los usuarios autorizados.
- Conservación y custodia adecuada
Las empresas están llamadas a garantizar la integridad, seguridad y conservación de los documentos durante su ciclo de vida. Por lo tanto, es fundamental que establezcan controles y medidas de seguridad para prevenir pérdidas, alteraciones o extravíos.
- Control de acceso y confidencialidad
Es de vital importancia establecer un estricto control de acceso a los documentos, y evaluar el nivel de confidencialidad de acuerdo con la información contenida en ellos.
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Requisitos y obligaciones para las empresas prestadoras de servicios de vigilancia y seguridad privada
La resolución 20233300033617 impone una serie de requisitos y obligaciones a las empresas prestadoras de servicios de vigilancia y seguridad privada en Colombia; entre ellos destacan:
- Correcto manejo y clasificación de los documentos
Las empresas deben asegurar la correcta planificación, producción, recibo, distribución, clasificación, conservación, recuperación y consulta de todos los documentos de archivo que se generen en el desarrollo de sus actividades, para así garantizar que la información esté disponible.
- Implementación de sistemas de gestión de documentos
Es necesario contar con un sistema de gestión documental, a fin de administrar técnicamente los archivos y documentos en cuanto al almacenamiento y acceso; teniendo en cuenta su procedencia, la clasificación, el ciclo vital de los documentos y las normas que regulan a cada sector; pudiendo efectuarse de manera autónoma o a través de firmas especializadas.
- Designación de un comité responsable
En este caso, es necesario crear un comité interno para la gestión documental, que se encargará de adoptar las decisiones y garantizar el cumplimiento de los requisitos y obligaciones establecidos.
Recomendaciones prácticas para que las empresas puedan cumplir con esta resolución
Para que las empresas puedan cumplir eficientemente con la resolución 20233300033617, es recomendable tener en cuenta las siguientes prácticas:
- Digitalización de documentos
Al optar por la digitalización de documentos es posible agilizar notoriamente la gestión documental, ayudando no solo a reducir el espacio físico necesario para el almacenamiento, sino también los costos operativos.
- Incorporación de un software de gestión documental
Utilizar un software especializado, ya sea manejado por los colaboradores al interno de la empresa o mediante una compañía dedicada a la gestión documental, permitirá el acceso rápido y eficiente a los documentos y a su información contenida.
- Establecimiento de políticas claras
De acuerdo a las directrices y normativas existentes en cada ramo, es necesario definir políticas y procedimientos claros para la gestión documental, esto incluye la clasificación, etiquetado y conservación de los documentos; así como también los permisos de acceso.
- Auditorías y controles internos
Ningún sistema está completo sin una fase de control y auditorías efectuadas de manera periódica. Esto sin dudas es vital para asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la resolución 20233300033617.
- Implementación de medidas de seguridad para proteger los documentos
Un requisito fundamental para cualquier organización es mantener bien resguarda su información sensible; por ello, las empresas deben implementar estrictas medidas de seguridad que garanticen la protección y confidencialidad de los documentos, incluyendo el acceso restringido a los mismos.
- Capacitación de empleados y colaboradores
Las empresas deben asegurarse de que su personal esté capacitado y consciente de las nuevas políticas y procedimientos establecidos en la gestión documental de acuerdo con la resolución, incluyendo la implementación de las tablas de retención documental y el manejo eficiente de los archivos.
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En conclusión, la resolución 20233300033617 representa un importante cambio en la gestión documental para las empresas de vigilancia y seguridad. Si a esto se añade la implementación de las medidas recomendadas, las empresas podrán adaptarse a estos cambios y aprovechar al máximo los beneficios de esta nueva normativa.