Organización de archivos
Optimice su entorno empresarial con nuestro servicio de Organización Documental.
- Nuestros servicios
Organización de archivos en Bogotá
Ofrecemos soluciones eficientes para la clasificación, ordenación y descripción de documentos, proporcionando acceso rápido y seguro a la información crucial. Transforme la manera en que organiza y accede a los datos, mejorando la productividad y simplificando la toma de decisiones.
Organización
de archivo
Organización
Documental
Levantamiento de inventario Documental
Levantamiento de inventario Documental
Digitación de
documentos
Digitación de documentos.
Limpieza y desinfección
de documentos
Limpieza y desinfección de documentos
Elaboración del Formato Único de Inventario (FUID)
Elaboración del Formato Único de Inventario (FUID)
- Propósito
Desarrollamos proyectos de organización de archivo
Nuestra meta con la organización documental es optimizar la gestión de la información de nuestros clientes, mejorando la eficiencia y accesibilidad de documentos físicos y digitales.
Aplicamos rigurosamente la normativa del Archivo General de la Nación, asegurando soluciones óptimas que cumplen con:
- Leyes sobre transparencia
- Acceso a la información
- Conservación
Beneficios que obtienes a través de la organización de archivo
Seguridad de la información:
Tener tus archivos organizados permite disminuir el riesgo de perdida o traspapelo de información.
Optimización del espacio:
Realizando la organización de tu archivo lograras depurar información que ya no tengan valor administrativo y que su tiempo de retención haya vencido.
Mejora en la productividad:
La organización documental permite la identificación y recuperación de los documentos con mayor facilidad y eficiencia.
Acceso rápido y eficiente:
La digitalización permite un acceso rápido y eficiente a la información.
Metodología para la organización de archivos
1. Diagnostico
Reconocimiento del fondo documental acumulado.
2. Planeación
Análisis de la información y definición del plan de trabajo.
3. Identificación
Determinar cuales son las series, subseries o asuntos documentales.
4. Clasificación
Separar documentos por dependencias y/o unidades administrativas
5. Ordenación
Aplicar un sistema de ordenación (alfabético, numérico, cronológico)
6. Descripción
Elaboración del Formato Único de Inventario Documental (FUID)
- Información adicional
Preguntas frecuentes
La clasificación documental es el proceso mediante el cual se organizan y agrupan los documentos en categorías específicas o clases, de acuerdo a criterios predefinidos.
La ordenación documental se refiere a la disposición lógica y sistemática de los documentos dentro de una categoría o clase establecida durante la clasificación
La descripción documental implica la elaboración de inventarios, catálogos o registros que proporcionan información detallada sobre los documentos archivados
El formato único de inventario documental es un documento estandarizado que se utiliza para registrar información clave sobre los documentos archivados. Este formato garantiza consistencia en la descripción de los materiales y facilita la gestión y consulta de los mismos.
El levantamiento de inventario en estado natural consiste en realizar un inventario de documentos tal como se encuentran originalmente, sin modificar su estado o estructura.
¡En advanz estamos felices de poder ayudarte y resolver tus dudas!