Con el avance acelerado de la digitalización en el ámbito empresarial, la archivística y gestión documental se ha convertido en un aspecto determinante a la hora de fortalecer los pilares de la eficiencia y la competitividad.
Las organizaciones que no cuentan con un reglamento adecuado para manejar la documentación se enfrentan a grandes desafíos, como la pérdida de información, la duplicación de esfuerzos y la ineficiencia en los procesos.
En el siguiente artículo te guiaremos a través de cómo se hace un protocolo para la gestión documental, de qué manera implementarlo en tu empresa y qué documentos son imprescindibles para su óptimo funcionamiento.
¿Qué es un protocolo de gestión documental?
Es un conjunto de normas, procedimientos y políticas que definen cómo se crea, organiza, almacena, accede y elimina la documentación dentro de una empresa.
Establece un marco estandarizado para el manejo de todos los documentos que forman parte de la operación diaria, desde las facturas y contratos hasta informes y correos electrónicos.
El objetivo principal es garantizar que toda la información documental sea gestionada de manera eficiente, segura y conforme a las normativas legales vigentes.
Por regla general, el proceso de gestión documental va más allá de almacenar archivos en carpetas físicas o digitales. Se trata de tener un sistema estructurado que permita a los empleados acceder a la información en el momento oportuno, minimizando el tiempo de búsqueda y el riesgo de pérdida de datos.
Además, este protocolo contribuye a optimizar los recursos, mejorar la productividad y asegurar que la empresa cumpla con sus obligaciones legales en cuanto a la conservación de documentos.
También puedes leer: ¿Cómo es el proceso de gestión documental y de archivo?
¿Cómo implementar un protocolo de gestión documental?
Realizar un diagnóstico inicial
Antes de implementar cualquier plan, es necesario realizar un diagnóstico de la situación actual de la gestión documental en la empresa. Esto permitirá identificar los puntos débiles, como la falta de organización, duplicación de documentos o el acceso limitado a la información.
Además, se evaluará el nivel de cumplimiento de las normativas de protección de datos y las políticas internas de conservación documental.
Definir objetivos
Establece objetivos claros y alcanzables; es decir, pregúntate qué esperas lograr con la implementación de este instrumento, por ejemplo:
Reducir los tiempos de búsqueda de documentos, aumentar la seguridad de los datos sensibles o quizás cumplir con las normativas vigentes en un plazo específico.
Establecer las políticas
Una vez que se tiene claro el diagnóstico y los objetivos, el siguiente paso es determinar las políticas y procedimientos que formarán parte del protocolo empresarial. Las cuales deben cubrir aspectos como:
- Creación y clasificación de documentos: establecer cómo se deben crear, nombrar y clasificar los documentos para facilitar su localización.
- Almacenamiento y seguridad: definir dónde y cómo se almacenarán los documentos, tanto en formato físico como digital, y qué medidas de seguridad se implementarán para proteger la información sensible.
- Acceso y permisos: determinar quiénes pueden acceder a qué documentos y con qué nivel de permisos.
- Retención y eliminación: establecer plazos para la retención de documentos y cuándo y cómo se deben eliminar aquellos que ya no sean necesarios.
Elegir las herramientas tecnológicas
En la actualidad, existen numerosas tecnologías como los sistemas o programa de gestión documental, hasta las plataformas de almacenamiento en la nube.
Al seleccionar una herramienta, es importante asegurarse de que cumpla con los requisitos específicos de la empresa, como la capacidad de gestionar grandes volúmenes de documentos, integrar la seguridad necesaria y permitir una colaboración eficaz entre los equipos de trabajo.
Capacitar al personal
La implementación de un protocolo de gestión documental no será efectiva, si el talento humano no está debidamente capacitado para seguir las nuevas políticas y procedimientos.
Para ello, es fundamental realizar sesiones de formación que expliquen la importancia del protocolo, cómo usar las herramientas tecnológicas y qué pasos deben seguir para cumplir con las normativas internas.
Implementación y seguimiento
Una vez implementado el protocolo, es vital hacer revisiones periódicas para evaluar su eficacia y adaptarlo a posibles cambios en la normativa legal o en las necesidades de la empresa.
Este monitoreo asegura que el sistema siga siendo eficiente y que se mantengan las buenas prácticas en la gestión de la información.
Documentos de gestión imprescindibles en el protocolo
El éxito de un protocolo depende de la correcta identificación y tratamiento de los documentos claves dentro de las operaciones diarias de la empresa. Entre los tipos de documentos de gestión que son imprescindibles, podemos destacar:
Documentos financieros y contables
Los documentos financieros, como facturas, balances y reportes contables, son fundamentales para el funcionamiento de la empresa. Estos deben almacenarse de manera segura y cumplir con los requisitos legales de conservación durante un período de tiempo determinado.
Sin embargo, deben estar disponibles para futuras auditorías o revisiones fiscales.
Contratos y acuerdos legales
Los contratos con clientes, proveedores y empleados forman parte esencial de la gestión documental.
El protocolo debe garantizar que todos los contratos estén organizados y accesibles, y que se conserven durante el tiempo necesario para cumplir con las normativas legales.
Documentos de recursos humanos
Los expedientes de los colaboradores, las nóminas, los informes de desempeño u otros documentos relacionados con recursos humanos suelen contener información sensible, por lo que es crucial aplicar políticas estrictas de seguridad y control de acceso.
Informes y comunicaciones internas
Los informes de gestión, los correos electrónicos relevantes y otras comunicaciones internas, deben formar parte del protocolo, ya que estos documentos suelen ser muy útiles para futuras referencias y análisis estratégicos.
Documentación técnica y operativa
Instrucciones de trabajo, manuales técnicos y otros documentos operativos también deben ser parte del protocolo de gestión documental, para asegurar que el personal tenga acceso a la información necesaria, a fin de realizar sus tareas de manera eficiente y conforme a los estándares de calidad.
Como puedes ver, el establecimiento de un protocolo o plan de gestión documental no solo incide en la operatividad de tu empresa, sino que también proporciona una base sólida para el crecimiento y la innovación.
Si deseas incorporar políticas acertadas en tu organización y no sabes por dónde empezar, te invitamos a contactarnos. Nuestros servicios especializados están diseñados para ayudarte a implementar un protocolo de gestión documental adaptado a tus necesidades.