El incesante crecimiento de la digitalización hace que la información y el volumen de datos fluyan a velocidades aceleradas. Por ello, en lo que es gestión documental, la organización de archivos se vuelve esencial para asegurar el éxito operativo de cualquier negocio o entidad.
Desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones, todas están llamadas a establecer sólidos fundamentos y prácticas eficientes para manejar sus documentos y datos de manera efectiva. Esto no solo garantiza la productividad, sino también la seguridad y el cumplimiento normativo.
En este artículo, desglosamos los pasos que se deben dar para mejorar la gestión y organización de archivos, destacando la importancia de contar con una estructura documental sólida. Además, te ofreceremos una breve orientación sobre cómo integrar la gestión documental con las operaciones de archivísticas.
Clave para la eficiencia organización documental
La eficiencia en la organización documental radica en la implementación de sistemas y procesos que permitan la rápida recuperación, distribución y seguridad de la información. Para lograr esto, es crucial seguir algunos principios elementales:
Jerarquización e indexación
La base de una gestión documental eficiente radica en el establecimiento de una estructura jerárquica precisa de los documentos.
Esto implica identificar y categorizar los documentos según su tipo, contenido, fecha, relevancia y otros criterios pertinentes. Asegurando una distribución coherente de la información.
Entretanto, la indexación sistemática asegura que cada documento sea fácilmente identificable y recuperable, reduciendo el tiempo dedicado a la localización de información.
Automatización
La automatización de procesos juega un papel relevante para alcanzar mayores niveles de organización en la gestión de archivos.
Mediante el uso de herramientas y software de gestión de archivos, las tareas repetitivas y manuales, como la clasificación, indexación y archivado, pueden ser automatizadas, impulsando el ahorro, tiempo y recursos, minimizar los errores humanos y aumentar la productividad en cascada.
Gestión de versiones y revisiones
En un entorno empresarial dinámico, es común que los documentos sufran múltiples revisiones y actualizaciones. Por tanto, es fundamental establecer un sistema que gestione eficazmente las versiones de los documentos, asegurando que la información más reciente esté disponible y que se mantenga un historial de cambios para referencia futura.
Esto garantiza la integridad de los documentos y facilita la colaboración entre equipos.
Políticas de retención y eliminación
Definir políticas claras de retención y eliminación ayuda a evitar la acumulación innecesaria de documentos y garantizar el cumplimiento normativo.
Estas directrices son para definir los plazos de retención de diferentes tipos de documentos, así como los procedimientos a ejecutar durante la eliminación segura y oportuna de documentos obsoletos o no requeridos.
Logrando no solo reducir la sobrecarga de información, sino también a minimizar el riesgo de litigios y sanciones legales.
Seguridad y confidencialidad
Este es un aspecto crítico dentro de la gestión documental y archivo, ya que implementar medidas de seguridad física y cibernética permite a las organizaciones proteger la información contra accesos no autorizados, pérdidas y/o filtraciones.
Ello debe incluir la encriptación de datos, el control de acceso basado en roles, la vigilancia de la red y la capacitación del personal colaborador en prácticas de ciberseguridad.
Auditorías regulares
El monitoreo y las auditorías periódicas son prácticas que aseguran la efectividad y conformidad del proceso de gestión documental.
Estas actividades permiten identificar posibles deficiencias o áreas que se deben mejorar, así como detectar y mitigar cualquier riesgo de incumplimiento normativo o de seguridad.
La retroalimentación obtenida mediante las auditorías les da a las empresas la oportunidad para realizar los ajustes necesarios y así desarrollar una gestión de archivos más efectiva.
Pasos fundamentales en el proceso de gestión documental
El proceso de gestión documental se da de forma estructurada e implica varias etapas interrelacionadas. Entre ellas tenemos:
Planificación y concepción del proceso
Esta fase inicial permite dar forma a las actividades relacionadas con la generación y valoración de los archivos y documentos de la organización, tomando en cuenta los contextos legales, técnicos y administrativos.
Aquí se analiza el proceso de forma integral, se diseñan los objetivos y las normas de gestión basándose en la producción, manejo, almacenamiento, categorización y registro en el sistema, incorporando también la asignación de recursos adecuados para llevar a cabo estas tareas.
Captación de documentos
En esta etapa, los documentos son creados inicialmente o recibidos de fuentes externas en formato físico o digital. En este caso es esencial registrar los metadatos relevantes, como la fecha, el autor, el tema, y cualquier otro dato de interés, para facilitar su posterior recuperación y manejo.
Almacenamiento y organización
Una vez captados, los archivos y documentos deben ser almacenados de manera segura y organizada. Esto requiere la asignación de ubicaciones físicas o virtuales apropiadas que permitan un acceso eficaz.
La organización puede realizarse según diversos criterios, como tipo de documento, tema, fecha o cualquier otra categorización relevante. Establecer un sistema de indexación sólido facilita la búsqueda y recuperación rápida de documentos cuando sea necesario.
Acceso y distribución
Al cumplir el paso anterior, los documentos deben estar disponibles para aquellos que tienen los permisos para acceder a estos. Es necesario implementar controles de acceso para garantizar la seguridad y privacidad de la información.
El mismo puede restringirse según roles o niveles de autorización para asegurar que solo las personas autorizadas puedan revisar o modificar ciertos documentos.
Además, la distribución de los documentos dentro de la organización es esencial para permitir que la información llegue a los equipos/colaboradores pertinentes en el momento oportuno.
Retención y disposición final
Finalmente, los documentos deben ser retenidos el tiempo necesario para cumplir con los requisitos legales, regulatorios o empresariales. Cuando ya no sean necesarios, deben ser eliminados o archivados de acuerdo con las políticas establecidas.
La disposición final maneja la destrucción de documentos físicos o la eliminación de los archivos de gestión digital, con el fin de proteger la confidencialidad y evitar riesgos de seguridad.
En resumen, adoptar prácticas eficientes la gestión documental y archivo son aspectos esenciales de cualquier operación empresarial moderna, ya que no solo mejora la productividad y la eficiencia operativa, sino que también fortalece la seguridad de la información y garantiza el cumplimiento de las normativas relacionadas.
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