Las empresas tienden a generar grandes cantidades de documentos, y muchas veces los funcionarios no cuentan con conocimiento en gestión documental, esto genera desorden, gasto de tiempo en búsqueda de información, incluso pérdida de documentos. Es por esto que las empresas deben acceder a servicios de gestión documental, especialmente de digitalización documental.
La digitalización de los documentos de una empresa, es un proceso que se lleva a cabo para proteger y preservar la información importante de la empresa, se basa en tomar los documentos físicos y llevarlos a un formato digital, este proceso ayuda a las empresas a tener un mayor orden, eficiencia y comunicación, evitando los riesgos de tener una mala gestión documental.
El propósito de realizar este proceso es la transferencia de información para tener un soporte válido de los documentos originales y guardar o preservar la información ordenadamente.
Beneficios de la digitalización
- Conservación de documentos importantes.
- Mayor protección a los documentos confidenciales.
- Se evita el deterioro de los documentos originales.
- Se mejora el orden dentro de la empresa.
- Dinamiza la comunicación interna.
- Reduce los tiempos de búsqueda, clasificación y acceso a la información.
- Ahorro de espacio físico dentro de la empresa.
Antes de digitalizar
Antes de llevar a cabo el proceso de digitalización de un documento, es importante que se tenga en cuenta qué documentos se desean digitalizar y por qué, esto facilitará el trabajo de la compañía digitalizadora al momento de crear una estrategia de acción. Luego de esto se realizan los siguientes pasos:
- La empresa debe compartir un documento con el protocolo interno de manejo de documentos que se ha llevado a cabo hasta el momento.
- Luego, se presenta un informe del nivel de producción documental de la empresa.
- Los expertos realizan un análisis del contexto entero de la empresa, teniendo en cuenta principalmente las necesidades y los documentos de introducción ofrecidos por la empresa anteriormente.
- Los expertos comenzarán a hacer una revisión de la documentación a digitalizar, y se comenzará a clasificar según su tipo, fecha e importancia en los procesos internos.
- Después se define el formato en el que se requiere la documentación y el tipo de almacenamiento que se utilizará y otros parámetros relevantes.
Pasos de la digitalización
Alistamiento documental
Al tener los requerimientos claros, se comienza con la preparación de los documentos, tanto en su forma física, cómo la información que contienen para comenzar a indexarlos, en este primer paso se eliminan sobres, carpetas, documentación anexa (que se procesa después), grapas, ganchos o clips.
Luego se comienzan a crear lotes de trabajo y a clasificar la información disponible.
Indexación de documentos
Una vez lista la preparación de los documentos, los expertos comenzarán a desarrollar un índice en el cual se organizan los documentos según los criterios estipulados por la empresa, de estos, también empieza a construirse el archivo digital de la empresa.
La creación de índices facilita la búsqueda y el acceso a la información para los funcionarios de la empresa.
Digitalización documental
Este es el paso donde oficialmente los documentos físicos se convierten en información digital, cada experto en digitalización tiene sus propios métodos de digitalización, aunque estos también pueden estar estipulados por la empresa. Los métodos más conocidos son el escáner o la tecnología fotoeléctrica.
Luego de eso, los expertos deben asegurar que los documentos digitales sean legibles, si no es el caso deben arreglarlos para dejar los archivos sin problemas.
Almacenamiento en la nube
Por último, los expertos comenzarán a organizar la documentación digitalizada según los parámetros establecidos y se creará un archivador digital, por llamarlo de alguna manera, listo para ser usado por los funcionarios de tu empresa.
Notas adicionales
- Durante el proceso es importante que tanto la empresa solicitante, como el experto en digitalización tengan en cuenta datos como las dimensiones de los archivos y documentos, la calidad del método que se use para digitalizar (escaner), entre otras cosas.
- Si la digitalización se lleva a cabo de manera correcta, la empresa notará una mejora continua de los procesos internos.
- Es importante que la empresa que solicita el servicio tome en cuenta la digitalización del archivo inactivo, ya que muchas veces se puede perder o desechar información relevante sin saberlo.
- La información no solo se limita a documentos creados por la empresa, también pueden ser cuentas de cobro, pedidos de clientes, contratos, planos, fotografías, videos, e incluso piezas de audio.
- Si se realiza un proceso de digitalización en toda la empresa, es importante tener en cuenta que se coordinen todos los departamentos de la empresa para agilizar y facilitar el proceso.