Para la clasificación estandarizada y correcta de documentos, se debe tener claro que se deben implementar procesos de gestión documental en la empresa para que la administración de la información sea óptima.
Para hablar de ello primero aclaremos ¿Qué es gestión documental? y luego hablemos del paso a paso para que este proceso se lleve a cabo exitosamente.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental de una empresa, es un proceso mediante el cual se captura, revisa, almacena y recupera información de los documentos internos de esta.
Para ello es importante tener en cuenta, que este es un proceso que se debe llevar a cabo siguiendo normas técnicas y prácticas para garantizar el correcto proceso de gestión documental tanto para archivos físicos como digitales.
Las ventajas de llevar una correcta gestión documental en una empresa son:
- Ahorro de costes.
- Ahorro de tiempo.
- Ahorro de espacio.
- Custodia de documentos.
- Optimización de procesos.
- Mejor administración de la información.
- Orden y jerarquización de documentos.
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Para ejercer un proceso de gestión documental se debe contar con personal y equipos especializados, los cuales se encargan de revisar constantemente el correcto funcionamiento de esta área a través de un sistema de gestión documental.
En este punto, hacemos referencia a los softwares de gestión documental, en Advanz Logistics implementamos un administrador de archivos, que nos permite (como su nombre lo indica) administrar, gestionar, manipular, revisar y acceder a los documentos de una empresa, ágil y eficazmente.
Es decir, que permitimos mediante este administrador, buscar, crear o editar la información corporativa de forma inmediata.
Paso a paso del proceso de gestión documental
Los siguientes 7 pasos son parte de la creación de una estrategia de gestión documental y nos garantiza que las empresas se potencialicen al implementar correctamente el paso a paso.
- Revisión y diagnóstico
En este paso se hace una revisión preliminar del contexto actual de la empresa, se analiza y se definen los objetivos implementando un proceso de gestión documental, donde se planean las estrategias, protocolos y normas que se van a usar para los siguientes pasos.
Para ello se verifica y se valora el estado actual de la gestión documental de la empresa en aspectos archivísticos, condiciones de infraestructura, tecnología y herramientas con aspecto al cumplimiento de la normativa exigida por el Archivo General de la Nación AGN.
- Producción
En este paso se inicia con la valoración de los documentos con el fin de intervenirlos, clasificarlos, gestionarlos y organizarlos en su respectivo orden.
Aquí se debe tener en cuenta la relevancia y funcionalidad de cada archivo para categorizarlos, también se revisa la creación, estructura, medios de tratamiento y soportes de los documentos.
El proceso para la producción, consiste en la intervención física del archivo mediante la asignación del personal calificado y con experiencia en los procesos de clasificación, en este punto se limpian y se ordenan los archivos documentales de las empresas, teniendo en cuenta las normativas exigidas por las entidades reguladoras.
- Gestión y trámite
El factor importante en este paso es el análisis de los documentos y su importancia en cada proceso interno de la empresa, a su vez también la función que cumple en procesos externos.
En este análisis influyen los siguientes factores clave: el nivel de relevancia, la calidad que debe tener cada documento y la necesidad de fácil acceso.
Cada documento se debe dividir también de acuerdo a los distintos procesos de la empresa, bien sea administrativos, legales, de consulta y demás.
- Custodia
Luego de establecer categorías por cada tipo de documento se procede a ordenar en el lugar determinado, bien sea físico o la digitalización de documentos, aquí se debe tener claro cuál es el ciclo de vida de cada uno, es decir el tiempo de almacenamiento, como también el departamento al que pertenece.
En Advanz Logistics contamos con la infraestructura tecnológica y física para conservar, administrar y controlar la documentación de cada empresa, garantizamos la seguridad y confidencialidad del archivo en custodia, con aplicativos de seguimiento de fácil acceso.
- Transferencia y consultas
Se deben establecer y seguir políticas cuando se desee transferir documentos, para ello se tiene en cuenta la estructura, el formato, la conservación, la migración y la conversión siguiendo las Tablas de Valoración Documental (TVD).
Cuando se requiera consultar un documento, se debe contar con la facilidad para acceder a la documentación en custodia y de forma rápida, esto se puede hacer por ejemplo, por medio de correo electrónico, accesos a aplicativos en la nube o de manera física a través de una red de transporte.
- Preservación a largo plazo
Como se mencionó anteriormente, se debe tener en cuenta el ciclo de vida de cada archivo y el proceso de gestión documental debe garantizar que se preserven a largo tiempo con los medios y las formas indicadas.
- Valoración
En este último paso se debe continuar determinando los valores internos y externos de cada empresa, para que así se pueda establecer la relevancia con que se valorará cada uno y el tiempo establecido para disponer del documento.
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La gestión documental en Colombia es ejercida a través de empresas especializadas, si estás buscando este servicio para tu empresa asegúrate de que cumplan con el paso a paso del proceso de gestión documental.
En Advanz Logistics creamos estrategias de gestión documental, orientadas al manejo y control de la información física o electrónica. Contáctanos aquí