Toda empresa debe tener una planificación, un manejo, una organización y un proceso de gestión documental, para de esta forma garantizar el buen uso del patrimonio documental y su conservación.
Es necesario emplear instrumentos archivísticos, porque además de ser parte de una ley de archivo, estos facilitan la gestión documental en Colombia.
¿Qué es un Programa de Gestión Documental?
El PGD es uno de los instrumentos archivísticos de gestión documental de una empresa, el cual le permite al AGN (Archivo General de la Nación) documentar los procesos de gestión documental que se desarrollan sistemáticamente en una empresa, para que de esta manera se facilite el uso, conservación y preservación de los documentos producidos y recibidos.
Importancia de los Programas de Gestión Documental
El Programa de Gestión Documental de una empresa le permite agilizar los procesos internos, construir y ejecutar estrategias productivas, manejo correcto de los datos, la información y los archivos.
Este instrumento es importante ya que, plantea una estrategia, con un paso a paso y lo simplifica en un proceso que facilita administrar el archivo de gestión documental.
Estructura del Programa de Gestión Documental de una empresa
El AGN establece la siguiente estructura o pasos para implementar correctamente el PGD:
1. Definir el alcance y los límite de acción
Es decir, los documentos incluidos en el PGD, el alcance excluye los documentos históricos que estén custodiados por los fondos de otras entidades y la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental.
2. Definir metas a corto, mediano y largo plazo
Establece metas medibles y alcanzables que beneficien los procesos, las cuales se ejecuten cada 4 meses y están planificadas a 1 año (corto plazo), 2 años (mediano plazo) y 3 años en adelante (largo plazo).
3. Tener claro el público objetivo
Definir las personas a las cuales va dirigido el PGD desarrollado por la empresa, para que de esta manera sea entendible y dirigido a sus perfiles demográficos y psicográficos.
4. Tener en cuenta a los grupos de valor a los que impacta
Donde se debe hacer una promoción constante de los medios de comunicación y los canales para la recepción de los grupos de valor, también, realizar seguimiento y control del cumplimiento de los tiempos de respuesta de las solicitudes de los grupos de valor y por último, realizar el control y el seguimiento de la política de gestión documental del AGN
5. Seguir lineamientos para los procesos de gestión documental
Se deben cumplir las políticas de gestión documental y archivo para el desarrollo correcto de un Programa de Gestión Documental, estos son:
- Planeación estratégica y documental de la gestión documental.
- Producción documental.
- Gestión y trámite.
- Organización.
- Transferencias.
- Disposición de documentos.
- Preservación a largo plazo.
- Valoración documental.
6. Establecer fases de seguimiento y programas específicos
El Programa de Gestión Documental se desarrolla en 4 fases:
- Elaboración:
- Ejecución.
- Seguimiento.
- Mejora del PGD.
Los programas específicos a implementar son:
- Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.
- Programa de documentos vitales.
- Programa de gestión de documentación electrónica.
- Programa de reprografía.
- Programa específico de documentación especial, como lo son los planos, audiovisuales o cartográficos.
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7. Realizar una matriz de asignación de responsabilidades
Para el cumplimiento de las metas establecidas en el PGD a corto, mediano y largo plazo, se debe desarrollar un cronograma de acciones con tiempos establecidos y designando áreas responsables, ver la matriz de asignación de responsabilidades desarrollada por el Archivo General de la Nación.
8. Crear una armonización de planes
Realizar una estrategia global para que los procesos y la planificación esté enfocada siempre hacia una correcta gestión documental.
Por lo que, se deben armonizar los planes de acción a nivel interno con capacitaciones, estrategias de comunicación, campañas de expectativa con conceptos creativos que permitan recordar y apropiarse de la planeación establecida en el PGD.
9. Hacer uso de los sistemas de gestión documental
Desarrollar los programas y proyectos haciendo uso de los sistemas de gestión documental, los cuales son:
- Sistema Integrado de Gestión.
- Sistema de Gestión Ambiental.
- Seguridad en la información.
- Estrategia Gobierno digital.
- Modelo integrado de gestión de planeación y gestión.
Empresa de gestión documental
Toda empresa requiere una gestión documental y para ello deben hacer uso de los instrumentos archivísticos, de allí la importancia de conocer bien el proceso para implementar y desarrollar cada uno, como por ejemplo el Programa de Gestión Documental.
Sin embargo, muchas empresas son inexpertas en este tema, lo aconsejable es buscar un aliado estratégico como por ejemplo una empresa de gestión documental.