Es importante cumplir con las normas de control y seguridad de la información y conservar los documentos necesarios para la actividad empresarial durante un período mínimo de tiempo. Por ese motivo, queremos mostrarte cómo la gestión documental y otros procesos archivísticos pueden ser ese aliado organizacional que tu empresa necesita.
Gestión de documentos
Es la cantidad de procesos y técnicas que se usan para administrar, organizar, almacenar, preservar, recuperar y distribuir documentos e información en una organización o empresa.
Esto se refiere a la creación, recepción, mantenimiento y disposición de documentos, y también se implementan sistemas y procedimientos para asegurar una buena gestión de los documentos.
Producción documental
Es el proceso de creación, elaboración y edición de documentos, ya sea en formato físico o digital para diversos fines y usos en una organización, el cual incluye la generación de informes, contratos, facturas, manuales, presentaciones, entre otros tipos de documentos.
La producción documental implica la utilización de herramientas y técnicas para la creación y edición de documentos, como software de procesamiento de texto, hojas de cálculo, programas de diseño gráfico, entre otros.
También puede involucrar la colaboración de diferentes personas o departamentos dentro de la organización, a fin de garantizar la calidad y precisión de los documentos producidos.
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Recepción documental
Se trata de la dinámica de recibir, registrar y gestionar los documentos que son entregados o enviados a una empresa u organización. Es importante para la correcta gestión y almacenamiento de la información contenida en los documentos recibidos, así como de que sea fácil accederla y mantenerla disponible y accesible.
La recepción documental admite diferentes tipos de documentos, como facturas, contratos, correspondencia, informes, entre otros.
Consulta de documentos
Implica la búsqueda y acceso a la información contenida en documentos almacenados en una empresa u organización, ya sea en formato físico o digital.
Es importante mencionar que solo algunas personas pueden realizar la consulta de documentos, dependiendo de su naturaleza y el propósito de la consulta. Esto se debe a asegurar que la información contenida en los documentos sea confidencial y segura.
Organización documental
Es el proceso que se encarga de la clasificación, ordenamiento y estructuración de documentos en una empresa, ya sea en formato físico o digital, con el objetivo de facilitar su gestión y acceso posterior.
Engloba diferentes tipos de documentos, e implica el uso de herramientas tecnológicas para lograr la identificación de los documentos, su clasificación en categorías relevantes, la asignación de etiquetas para su posterior búsqueda y recuperación, y la estructuración de los mismos en sistemas o bases de datos.
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En definitiva, la implementación de los procesos archivísticos adecuados logra elevar los niveles de productividad y eficiencia en cualquier empresa, permitiéndole hacer un uso optimizado de sus recursos tanto financieros como del talento humano, lo que puede ser clave para su éxito y competitividad en el mercado.
Si deseas comenzar a aplicar cualquiera de estos procesos en tu empresa, contáctanos, estaremos dispuestos a ofrecer una solución que se adapte perfectamente a las necesidades de tu empresa.