Para nadie es un secreto que la seguridad en la gestión documental se ha convertido en una acción prioritaria para las empresas y las entidades gubernamentales, ya que manejan volúmenes masivos de documentos que contienen información confidencial y sensible, que van desde datos personales hasta estrategias comerciales.
La protección de estos documentos no solo es para evitar pérdidas financieras y de reputación, sino también para lograr cumplir con las disposiciones legales y regulaciones de privacidad vigentes en el país.
Es por eso que hoy nos adentraremos en la importancia de la seguridad documental y cuáles son los elementos que forman parte de esta; facilitando al final algunas recomendaciones que puedes poner en práctica para la gestión de riesgos asociados al manejo de documentos.
La importancia de la seguridad documental
La seguridad en la ordenación documental es el pilar para blindar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información. Sin una adecuada protección, los documentos son más vulnerables a una variedad de amenazas, como accesos no autorizados, pérdida de datos, manipulación y ataques cibernéticos.
Las consecuencias de una brecha de seguridad documental pueden ser devastadoras, incluyendo pérdida de confianza de los clientes, sanciones legales y daños irreparables a la reputación de la organización.
Es por ello, que las organizaciones deben implementar medidas robustas para proteger la información personal y garantizar que en la clasificación documental, los datos sean tratados de manera segura y conforme a las leyes vigentes.
De hecho, en nuestro país tenemos algunas regulaciones en materia como la Ley de Protección de Datos Personales también conocida como Ley 1581 de 2012 y la Norma NTC ISO/IEC 27001 sobre Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información, que además de ser una obligación legal, consolidan las buenas prácticas de seguridad.
Elementos clave de la seguridad documental
Confidencialidad
- Controles de acceso: implementar niveles de acceso basados en roles, garantiza que solo el personal autorizado acceda a información particular. Las soluciones de gestión de identidades y accesos (IAM) permiten administrar y monitorear los permisos de usuarios de manera centralizada.
- Cifrado: utilizar algoritmos de cifrado avanzados como los de extremo a extremo, protegen los datos tanto en tránsito como en reposo.
- Autenticación multifactor (MFA): esto aplica una capa adicional de seguridad, requiriendo diversas formas de verificación como contraseñas, tokens físicos o biometría para acceder a la información.
Integridad
- Firmas digitales: ellas no solo verifican la identidad del firmante, sino que también garantizan que el documento no haya sido alterado desde su firma. Esto proporciona una prueba legalmente válida de autenticidad.
- Trazabilidad y auditoría de cambios: utilizar sistemas de gestión documental que registren todas las modificaciones realizadas en los documentos. Las auditorías permiten rastrear quién hizo qué cambios y cuándo, facilitando la detección de alteraciones no autorizadas.
- Hashing: emplear funciones hash crea huellas digitales únicas de los documentos. Cualquier cambio en él resultará en una alteración del hash, indicando una posible manipulación.
Disponibilidad
- Copias de seguridad y recuperación ante desastres: mantener copias de seguridad regulares y actualizadas en ubicaciones físicas y en la nube. Los planes de recuperación ante desastres deben incluir procedimientos detallados para restaurar documentos y sistemas críticos en caso de fallos o ataques.
- Sistemas redundantes: estos permiten que los documentos sigan siendo accesibles incluso si una parte del sistema falla. Incluye servidores de respaldo y redes de comunicación alternativas.
- Monitoreo del rendimiento: estas herramientas aseguran que los sistemas de gestión documental funcionen correctamente y que cualquier problema de rendimiento sea detectado y resuelto rápidamente.
Autenticidad
- Verificación de identidad: utilizando procesos rigurosos como los certificados digitales y tecnologías de autenticación biométrica para confirmar la identidad de los usuarios y la autenticidad de los documentos.
- Blockchain: implementarlo sirve para crear registros inmutables de transacciones y documentos. La naturaleza descentralizada y segura de blockchain garantiza que los documentos no sean alterados sin dejar un rastro visible y verificable.
- Metadatos: incorporar metadatos detallados que documenten el origen, autoría y la historia de los documentos, facilitan la verificación de su autenticidad.
Auditorías y monitoreos
- Sistemas de registro: están hechos para documentar todas las actividades relacionadas basándose en cómo se clasifica los documentos. Esto incluye accesos, modificaciones, eliminaciones y transferencias de documentos.
- Monitoreo constante: a través de soluciones para detectar y responder a actividades sospechosas en tiempo real. Por ejemplo, las herramientas de análisis de comportamiento de usuarios (UBA) identifican patrones anómalos y potenciales amenazas internas.
- Revisiones y auditorías regulares: son útiles para evaluar la eficacia de las políticas y controles de seguridad documental. Las auditorías externas proporcionan una perspectiva imparcial y revelar áreas de mejora.
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Prácticas recomendadas para la seguridad documental
Evaluar los riesgos
Realizar evaluaciones periódicas ayuda a identificar y analizar posibles amenazas a la seguridad de los documentos, desde ciberataques hasta desastres naturales o errores humanos.
Este análisis detallado ayuda a clasificar los riesgos según su probabilidad y potencial impacto, permitiendo a la organización priorizar la implementación de medidas preventivas adecuadas y enfocarse en mitigar los riesgos más críticos.
Capacitación y concienciación
Educar a los colaboradores sobre la importancia de la seguridad documental y las prácticas seguras a seguir no solo mejora la protección de la información, sino que también fomenta una cultura organizacional de seguridad.
Los programas de formación deben actualizarse en nuevas amenazas y técnicas de protección, así como para hacer simulacros y ejercicios de respuesta a incidentes.
Usar tecnología avanzada
Implementar soluciones tecnológicas como el cifrado de datos, al igual que los sistemas de gestión de identidades y accesos (IAM), son esenciales para controlar quién tiene acceso a qué documentos y detectar actividades sospechosas.
Buenas políticas y procedimientos
Establecer y documentar políticas claras sobre la gestión de documentos, incluyendo clasificación de información, control, entrega de documentos físicos y digitales, y procedimientos de destrucción segura, permite minimizar el riesgo de errores y brechas de seguridad.
Buscar proveedores de servicios confiables
Es necesario asegurarse de que los proveedores de servicios externos cumplan con los estándares de seguridad de la organización y supervisar sus prácticas regularmente.
En resumen, proteger la información sensible y confidencial no solo es una responsabilidad ética y legal, sino también una estrategia fundamental para mantener la confianza y la continuidad del negocio.
En este contexto, te invitamos a contactarnos y así evaluar tus requerimientos. ¡Juntos, podemos construir un entorno seguro para tu tesoro más preciado: la información!