El tiempo en el día a día de una empresa es muy valioso y así mismo la optimización de este, es un factor clave para el desempeño exitoso de las labores.
Por lo tanto, dedicar tiempo excesivo a procesos como la protección de información, depuración de archivos, integridad de documentos y más, resulta desgastante y disminuye el rendimiento de la empresa.
Si bien estos procesos son de gran importancia, estos deben buscar un mayor rendimiento y no disminuirlo, para ello se requiere de un grupo de expertos que tomen el control del área de gestión documental para permitir una organización y digitalización que optimice la mayor cantidad de operaciones.
También se debe contar con espacios físicos y en la nube, para almacenar los documentos de forma organizada y por categorías, así se ejecuta la automatización de procesos.
Importancia de la gestión documental
Como ya lo mencionamos, la gestión documental es un proceso empresarial muy importante y valioso, a continuación te dejamos una lista de la importancia de implementar una correcta gestión documental en tu empresa:
- Agilización de procesos.
- Constancia corporativa.
- Mejora la gestión documental.
- Gestión documental eficiente.
- Reducción de recursos.
- Seguridad documental.
- Preservación a través del tiempo.
- Soluciones rápidas y organizadas.
- Ayuda a cuidar el medio ambiente.
- Evita la pérdida de documentos.
Agilización de procesos:
Los documentos organizados y estructurados facilitan los procesos de las demás áreas de una empresa. También la automatización de tareas permite por ejemplo, enviar y compartir archivos e información rápidamente por correo electrónico.
Constancia corporativa:
Los archivos son la memoria de toda empresa, por lo tanto, conservarlos deja en evidencia todo evento pasado y son fundamentales para tomar decisiones en el presente y futuro.
Mejora la gestión documental:
Implementar un proceso de gestión documental correctamente mejora la gestión de los archivos tanto físicos como digitales.
Gestión documental eficiente:
Automatiza los procesos, permite agilidad, inmediatez, aumenta la eficacia y la productividad.
Esto se obtiene mediante una buena conservación de los documentos, ya que, ayuda a centralizar, categorizar, estandarizar y acceder a la información de forma ágil y detallada. Lo que genera niveles óptimos de ahorro de recursos y aumento en la productividad.
Reducción de recursos:
Permite reducción de espacio, tiempo y costos. Esto es gracias a la correcta categorización de los archivos y la automatización de operaciones manuales.
Una administración inteligente se refiere a usar menor cantidad de espacio para archivar documentos, a categorizar y almacenar de manera hábil para disminuir tiempos de búsqueda y gestionamiento. Y a automatizar procesos para reducir costos.
Seguridad documental:
Brinda a la empresa seguridad en la información, ya que la gestión documental contribuye en el monitoreo y control constante de los archivos.
Preservación a través del tiempo:
La digitalización de los documentos garantiza una mayor preservación a través del tiempo. Ya que, ayuda a que los archivos se encuentren en mejores condiciones y que se mantengan al pasar el tiempo, esto se obtiene gracias a la gestión documental digital.
Claro está, que esto también se refiere a los documentos físicos, la gestión documental garantiza un correcto manejo y uso para una conservación óptima.
Soluciones rápidas y organizadas:
Permite llevar a cabo trámites oportunos en orden y priorización de solicitudes. Además, con el uso de softwares administrativos y metadatos se mejora el acceso en línea, permitiendo la consolidación de un trabajo corporativo y la gestión de soluciones a tiempo.
Ayuda a cuidar el medio ambiente:
Al implementar un servicio de gestión documental la administración de documentos cambia, en cuanto a la forma como se ubican y se preservan los documentos, un grupo de expertos siempre buscará maximizar la viabilidad económica de la empresa, por lo tanto, promoverá la digitalización y automatización, siendo esto un factor clave para reducir un daño ambiental, utilizando menos papel en fotocopias, impresiones y más elementos relacionados con el uso de recursos que nos brinda el medio ambiente.
Evita la pérdida de documentos:
Usando softwares de gestión documental se garantiza la protección de información y se evita que los documentos se extravíen o caigan en manos equivocadas.
Empresas que prestan servicios de gestión documental Bogotá
En Bogotá existen más de 100 empresas que prestan el servicio de gestión documental, estas se relacionan con administración documental distribuida, administración de flujo documental, BPM y software.
A su vez, muchas empresas en Colombia buscan servicios de gestión documental o sistemas de gestión documental para implementar y potencializar su compañía.
Sin embargo, no todas las empresas de gestión documental en Bogotá brinda un servicio óptimo y eficaz, para implementar este servicio en tu empresa, debes validar que la empresa cumpla con los siguientes parámetros:
- Diagnóstico documental
- Asesoría documental
- Consulta de documentos
- Custodia de archivo
- Organización documental
- Cumplimiento de normas exigidas por el Archivo General de la Nación (AGN)
- Digitalización de documentos
- Instrumentos archivísticos
Diagnóstico documental
Una empresa de gestión documental te debe brindar un proceso para ejecutar la labor y un diagnóstico inicial para verificar y evaluar el estado actual de la empresa en aspectos archivísticos.
Asesoría documental
Debe brindar una asesoría documental, donde se oriente y se acompañe al cliente en todo el proceso de desarrollo e implementación de instrumentos y herramientas archivísticas.
Consulta de documentos
La empresa contratada debe facilitar el acceso a la documentación en custodia por medio de aplicativos en la nube o de forma física.
Custodia de documentos
Debe gestionar o contar con la infraestructura física y tecnológica para administrar, almacenar, controlar y asegurar los archivos de tu empresa.
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Organización documental
La empresa que preste el servicio de gestión documental, por supuesto, debe organizar la documentación, para ello se realiza la intervención física por personal calificado y con experiencia en los procesos de limpieza, clasificación, depuración y ordenamiento de los archivos.
Cumplimiento de normas exigidas por el Archivo General de la Nación (AGN)
Debe seguir normativas y políticas exigidas por las entidades reguladoras.
Digitalización de documentos
Debe ofrecer un servicio especializado de gestión documental digital, donde se implemente la digitalización de documentos y se asesore constantemente sobre los softwares de administración documental.
Instrumentos archivísticos
Debe usar instrumentos archivísticos como tablas de retención documental (TRD), tablas de valoración documental (TVD), cuadro de clasificación documental (CCD), programa de gestión documental (PGD), plan institucional de archivos (PINAR) y más.
Estos instrumentos, garantizan la conservación de los documentos, evitan las fugas de información, obtienen información relevante y facilitan el programa de gestión documental.
Servicio de gestión documental
Cuando buscamos un servicio de gestión documental para la empresa, debemos tener en cuenta lo que nos brinda cada empresa, asegúrate de que la empresa cumpla con los factores principales que mencionamos anteriormente.
En Advanz Logistics somos los expertos que necesitas para gestionar correctamente toda la información y documentos de tu empresa, contamos con la infraestructura física y digital, y además te garantizamos el cumplimiento de los factores clave que se necesitan.