En Colombia son muchas las empresas, sobre todo las vinculadas al sector gubernamental, que deben regirse según el acuerdo de Consejo Directivo N.º 006 del año 2014, en donde se debe implementar el sistema integrado de conservación SIC.
Se trata de un instrumento que contribuye en la práctica habitual del tratamiento técnico y físico de los documentos, datos e información de una entidad, a fin de que se logre tener mayor preservación y conservación documental en sus diversos ciclos vitales.
Cuando una institución conserva todos sus instrumentos y obtiene una clasificación de documentos, los mismos estarán dispuestos para posterior consulta, acceso y uso de parte del personal interno y externo que allí labora.
Es primordial que se implemente este sistema, debido a que garantiza la preservación y conservación de toda la información de cualquier tipo, que haya sido creada con cualquier tecnología o medio, manteniendo sus atributos de integridad, inalterabilidad, unidad, autenticidad, fiabilidad, accesibilidad y originalidad.
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Principios de la conservación documental
- Permite la custodia de documentos y del patrimonio documental de una institución o empresa.
- Garantiza que los documentos se conserven de manera correcta en el archivo de la entidad y permite el fácil acceso a los mismos.
- Asegura que el sistema de conservación de información tenga las condiciones técnicas adecuadas.
- Ayuda a mejorar continuamente la gestión de archivos y documentos.
Composición del sistema integrado de conservación SIC
Motivado a que todos los activos de información y documentos son diferentes en cada entidad, es necesario resaltar que el SIC está compuesto de la siguiente manera:
- Plan de conservación digital: Está destinado a documentos que se crearon a través de medios físicos.
- Plan de preservación digital a largo plazo: Es utilizado para el proceso de documentos electrónicos ubicados en el archivo.
- Plan de conservación colección bibliográfica: Este tipo de plan, se aplica a inventarios de bibliotecas que incluyan historia política.
- Plan de conservación de obras de arte: Este plan se destina a obras artísticas de la FUGA.
Conceptos que se manejan en el SIC
- Conservación documental: Se trata de una serie de medidas para conservar de manera preventiva o efectuar la restauración de documentos análogos de un archivo.
- Conservación preventiva: Se aplica con el fin de reducir niveles de riesgo, disminuir el deterioro de bienes; interviniendo con un proceso de restauración y conservación.
- Restauración/conservación: Estas acciones se efectúan a bienes que se encuentran en riesgo de deterioro o pérdida, motivado a los daños ocasionados por agentes externos e internos.
- Documentos electrónicos: Se refiere a toda la información que se genera, recibe, envía, comunica y almacena a través de medios ópticos o electrónicos.
- Preservación digital: Son una serie de acciones que garantizan la estabilidad tecnológica y física de la información, así como el acceso a los datos de los diversos documentos digitales.
- Preservación a largo plazo: Es el conjunto de acciones que se aplican a los diversos documentos, con el objetivo de asegurar en el tiempo su preservación, sin importar cuál es su medio, manera de registro y forma de almacenamiento.
Estamos seguros de que las compañías requieren firmas con personal especializado, una empresa de gestión documental como Advanz Logistics que les proporcione un servicio de calidad y en donde vean reflejada la eficiencia y la confianza del equipo de trabajo.
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