Las empresas se enfrentan a un aumento constante en la cantidad de documentos que manejan diariamente. Desde facturas y contratos hasta informes y presentaciones.
Es por ello, que el manejo eficiente de estos se ha convertido en una prioridad para mantener la productividad y la organización en el lugar de trabajo. Aquí es donde entran en juego los sistemas de gestión de documentos.
Estos sistemas brindan una solución integral para gestionar los documentos de manera digital, facilitando el acceso y el manejo en tiempo real de información. Para conocerlos a fondo, hemos preparado la siguiente publicación, donde verás las características esenciales, así como sus principales beneficios.
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¿Qué es un sistema de gestión de documentos?
Es un conjunto de herramientas tecnológicas y prácticas que permiten a las organizaciones crear, almacenar, organizar y gestionar de manera eficiente y segura tanto los documentos como los archivos de una organización.
Estos sistemas van más allá del simple almacenamiento de archivos, ya que permiten a las empresas eliminar el uso de papel y adoptar un enfoque más digital en la gestión de sus documentos.
Proporcionando una serie de funcionalidades para administrar el ciclo de vida completo de los documentos, desde su creación hasta su disposición final.
La importancia de contar con procesos documentales eficientes
Los procesos documentales ineficientes pueden ser costosos y consumir una cantidad significativa de tiempo y recursos. Con el alto volumen de documentos generados en las organizaciones, la necesidad de una gestión eficiente se vuelve aún más determinante.
Los sistemas de gestión de documentos permiten a estas optimizar sus flujos de trabajo, reducir los errores humanos y agilizar la recuperación de información.
Al tener todos los documentos almacenados de forma digital, se eliminan los desafíos asociados con el manejo de documentos físicos, como la pérdida, el deterioro o el acceso limitado. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la seguridad y la confidencialidad de los datos empresariales.
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Características clave de un sistema de gestión de documentos
Existe una amplia gama de características de sistemas de gestión documental, que ayudan a optimizar los procesos documentales. Entre ellas podemos mencionar:
Almacenamiento centralizado
Los sistemas de gestión de documentos otorgan un espacio centralizado para almacenar todos los documentos de la organización. Esto facilita la búsqueda y recuperación de información, evitando la pérdida de tiempo y esfuerzo al ubicar documentos o archivos físicos dispersos en diferentes ubicaciones.
Indexación y búsqueda inteligente
El sistema de gestión documental permite indexar y etiquetar los documentos con palabras clave, fechas, nombres de archivo, entre otros criterios relevantes, para que sean fácilmente accesibles mediante búsquedas rápidas. Ayudando a eliminar la necesidad de revisar cada carpeta y archivos en busca de información específica.
Control de versiones
Con esta función, es posible mantener un historial de todas las versiones de un documento y realizar el seguimiento de los cambios realizados. Esto facilita la colaboración en tiempo real y garantiza que todos los miembros colaboradores están trabajando en la versión más actualizada del documento.
Flujos de trabajo automatizados
Los flujos de trabajo automatizados permiten establecer reglas y acciones predefinidas para los documentos, agilizando la revisión, aprobación y distribución de estos.
Por ejemplo, un documento puede ser enviado automáticamente a un revisor tras completarse, o puede generar una notificación cuando se realicen cambios en un documento específico.
Colaboración simultánea
Los SGD permiten a los usuarios trabajar en documentos de forma simultánea, dejar comentarios y ejecutar cambios en tiempo real. Esto facilita la comunicación y la eficiencia en los proyectos colaborativos.
Seguridad y acceso controlado
Estas herramientas ofrecen opciones de seguridad avanzadas para proteger la información sensible. A través de ellas es posible establecer permisos de acceso para garantizar que solo las personas autorizadas puedan ver, editar o eliminar documentos.
Beneficios de implementar un sistema de gestión de documentos
Ahorro de tiempo y espacio
Al no estar obligados a buscar documentos físicos en archivos y armarios, se ahorra tiempo y espacio en el lugar de trabajo. Los documentos digitales se pueden encontrar y acceder rápidamente con una simple búsqueda en el sistema.
Optimiza el trabajo colaboración
Los sistemas de gestión de documentos permiten una colaboración más efectiva entre los miembros del equipo. Los documentos se comparten fácilmente, logrando también efectuar revisiones y ediciones en tiempo real, agilizando de esta forma los flujos de trabajo, y mejorando la comunicación interna.
Reducción de costos
La eliminación del uso de papel y la automatización de tareas, son aspectos que reducen los costos asociados con la gestión de documentos. Además, se disminuye el riesgo de errores costosos y pérdida de información importante.
Mejora de la productividad
Al optimizar los flujos de trabajo y facilitar la búsqueda y recuperación de información, los sistemas de gestión documental permiten a los empleados ahorrar tiempo y centrarse en tareas más importantes.
Mayor seguridad y cumplimiento normativo
Muchas industrias están sujetas a requisitos legales y normativos en cuanto a la gestión y retención de documentos, así como los de regulación de privacidad y protección de datos.
Los sistemas de proceso documental facilitan el cumplimiento de estas regulaciones al dar un mayor nivel de seguridad para los documentos empresariales, con funciones de acceso restringido o copias de seguridad automatizadas, garantizando que se almacenen de manera segura y se puedan auditar si es necesario.
Toma de decisiones más efectiva
Los sistemas de gestión documental permiten analizar datos de forma más eficiente, ayudando a identificar tendencias y oportunidades de mejora. Al acceder a información precisa y actualizada, las empresas pueden tomar decisiones estratégicas vitales para aumentar su rentabilidad.
En resumen, los sistemas de gestión de documentos son herramientas con un gran potencial para que las empresas puedan optimizar sus flujos de trabajo, reducir los costos y mejorar la productividad de su personal.
Sin embargo, la implementación de un SGD no es solo una cuestión de tecnología, sino también de cultura organizacional. Por lo que es importante que los colaboradores comprendan la relevancia de los procesos documentales eficientes y se comprometan a seguirlos.
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